Co je shromáždění dokumentů?
Sestavování dokumentů je proces vytváření elektronických dokumentů využíváním segmentů již existujících dokumentů k sestavení nebo sestavení nového dokumentu. Tento proces může být řízen ručně nebo použít různé typy softwaru k automatickému kombinování šablon se zdroji dat jako prostředku sestavení nového dokumentu. Tento proces lze úspěšně použít u všeho od vytvoření nové smlouvy až po přípravu dopisů pro novou prodejní kampaň.
Skutečný proces sestavování dokumentu zahrnuje použití softwaru pro zpracování textu jako základního nástroje pro vytvoření nového dokumentu. V nejjednodušším přístupu to znamená použití prázdného dokumentu jako výchozího bodu projektu. Kompilátor poté otevře další dokumenty pro zpracování textu, které jsou již v paměti, vyhledá oddíly nebo segmenty, které jsou relevantní pro účel nového dokumentu. Nástroje obsažené v softwarovém produktu pak umožňují kompilátoru zkopírovat požadovaný text ze starších dokumentů a vložit stejný text do nového dokumentu. Kompilátor může také přidat nový text, který pomůže spojit všechny vložené segmenty do jednoho souvislého a logického toku informací, upravit velikost písma, barvy a typy tak, aby vyhovovaly účelu nového dokumentu, a poté dokument uložit a uložit, dokud není potřeba pro distribuci.
Zatímco proces sestavování dokumentu lze zpracovat ručně, je také možné použít pokročilé možnosti softwaru k automatickému načtení dat v úložišti a jejich importu do nového dokumentu. Například, pokud prodejní tým chtěl připravit dopisy oznamující uvolnění nového produktu do své stávající klientské základny, bylo by možné sestavit tělo nové šablony dopisů importem textu z prodejní brožury. Další dokument mohl dodat elektronickou kopii masthead společnosti. Chcete-li dokončit projekt, software pro sestavování dokumentů poté přistupuje k prodejní databázi a importuje jména a adresy zákazníků do příslušných polí v nové šabloně dopisu. V tuto chvíli lze dopisy vytisknout nebo odeslat jako e-mail všem zákazníkům.
Jednou z výhod sestavování dokumentů je, že tento přístup může ušetřit spoustu času. Například příprava velkého počtu prodejních dopisů k distribuci může trvat hodiny nebo dokonce dny, v závislosti na množství dopisů, které musí být adresovány a vytištěny. Použitím softwaru pro zvládnutí procesu montáže, co by jinak bylo celodenním projektem, lze dokončit za dvě hodiny nebo méně. Z tohoto hlediska pomáhá shromáždění dokumentů zvýšit produktivitu, což v konečném důsledku umožňuje podnikům dosáhnout vyšší ziskovosti.