Was ist Dokumentzusammenstellung?
Beim Zusammenstellen von Dokumenten werden elektronische Dokumente erstellt, indem Segmente bereits vorhandener Dokumente zum Zusammenstellen oder Zusammenstellen eines neuen Dokuments verwendet werden. Dieser Prozess kann manuell verwaltet werden oder mithilfe verschiedener Softwaretypen automatisch Vorlagen mit Datenquellen kombinieren, um das neue Dokument zusammenzustellen. Dieser Prozess kann von der Erstellung eines neuen Vertrags bis zur Vorbereitung von Briefen für eine neue Verkaufskampagne erfolgreich eingesetzt werden.
Der eigentliche Prozess der Dokumenterstellung umfasst die Verwendung von Textverarbeitungssoftware als grundlegendes Tool zum Erstellen des neuen Dokuments. Im einfachsten Fall wird ein leeres Dokument als Ausgangspunkt für das Projekt verwendet. Der Compiler öffnet dann andere bereits gespeicherte Textverarbeitungsdokumente und sucht nach Abschnitten oder Segmenten, die für den Zweck des neuen Dokuments relevant sind. Mit den im Softwareprodukt enthaltenen Tools kann der Compiler den gewünschten Text aus den älteren Dokumenten kopieren und diesen Text in das neue Dokument einfügen. Der Compiler kann auch frischen Text hinzufügen, um alle eingefügten Segmente zu einem zusammenhängenden und logischen Informationsfluss zusammenzufassen, Schriftgrößen, Farben und Typen an den Zweck des neuen Dokuments anzupassen und das Dokument dann zu speichern, bis es benötigt wird zur Verteilung.
Während der Prozess der Dokumentzusammenstellung manuell abgewickelt werden kann, ist es auch möglich, erweiterte Softwareoptionen zu verwenden, um Daten im Speicher automatisch abzurufen und in das neue Dokument zu importieren. Wenn ein Verkaufsteam beispielsweise Briefe vorbereiten möchte, in denen die Freigabe eines neuen Produkts für den bestehenden Kundenstamm angekündigt wird, kann der Textkörper der neuen Briefvorlage durch Importieren von Text aus einer Verkaufsbroschüre zusammengestellt werden. Ein anderes Dokument könnte die elektronische Kopie des Firmen-Impressums enthalten. Zum Abschluss des Projekts greift die Dokumenterstellungssoftware auf die Verkaufsdatenbank zu und importiert die Kundennamen und -adressen in die entsprechenden Felder der neuen Briefvorlage. Zu diesem Zeitpunkt können die Briefe gedruckt oder als E-Mail an alle Kunden gesendet werden.
Einer der Vorteile der Dokumenterstellung besteht darin, dass durch diesen Ansatz viel Zeit gespart werden kann. Das Vorbereiten einer großen Anzahl von Verkaufsbriefen für die Verteilung kann beispielsweise Stunden oder sogar Tage dauern, je nachdem, wie viele Briefe adressiert und gedruckt werden müssen. Mit einer Software zur Abwicklung des Montageprozesses kann ein sonst alltägliches Projekt in maximal zwei Stunden abgeschlossen werden. Unter diesem Gesichtspunkt trägt die Dokumentenmontage zur Steigerung der Produktivität bei, wodurch das Unternehmen letztendlich rentabler wird.