Was ist die Dokumentversammlung?

Die Dokumentbaugruppe ist das Erstellen elektronischer Dokumente durch Verwendung von Segmenten bereits vorhandener Dokumente, um ein neues Dokument zu kompilieren oder zusammenzustellen.Dieser Prozess kann manuell verwaltet werden oder verschiedene Arten von Software verwenden, um Vorlagen automatisch mit Datenquellen als Mittel zur Zusammenstellung des neuen Dokuments zu kombinieren.Dieser Prozess kann erfolgreich mit allem verwendet werden, von der Erstellung eines neuen Vertrags bis zur Vorbereitung von Briefen für eine neue Verkaufskampagne.

Der tatsächliche Prozess der Dokumentenbaugruppe umfasst die Verwendung von Textverarbeitungssoftware als grundlegendes Tool zum Erstellen des neuen Dokuments.In seinem einfachsten Ansatz beinhaltet dies die Verwendung eines leeren Dokuments als Ausgangspunkt für das Projekt.Der Compiler öffnet dann andere Textverarbeitungsdokumente, die bereits im Speicher sind, und finden Abschnitte oder Segmente, die für den Zweck des neuen Dokuments relevant sind.Mit dem Softwareprodukt enthaltenen Tools können der Compiler den gewünschten Text aus den älteren Dokumenten kopieren und denselben Text in das neue Dokument einfügen.Der Compiler kann auch einen frischen Text hinzufügen, um alle eingefügten Segmente in einen kohärenten und logischen Informationsfluss zu binden, Schriftgrößen, Farben und Typen anzupassen, um dem Zweck des neuen Dokuments zu entsprechen, und speichern und speichern das Dokument, bis es benötigt wirdzur Verteilung.

Während der Prozess der Dokumentenbaugruppe manuell behandelt werden kann, kann auch erweiterte Softwareoptionen verwendet werden, um Daten automatisch im Speicher abzurufen und in das neue Dokument zu importieren.Wenn ein Verkaufsteam beispielsweise Briefe vorbereiten wollte, in denen die Veröffentlichung eines neuen Produkts an seinem bestehenden Kundenstamm angekündigt wurde, könnte der Körper der neuen Buchstabenvorlage durch den Importieren von Text aus einer Verkaufsbroschüre zusammengestellt werden.Ein weiteres Dokument könnte die elektronische Kopie des Unternehmens Masthead liefern.Um das Projekt zu beenden, greift die Software für Dokumentbaugruppen dann auf die Verkaufsdatenbank zu und importiert die Kundennamen und Adressen in die richtigen Felder in der neuen Buchstabenvorlage.Zu diesem Zeitpunkt können die Briefe als E -Mails an alle Kunden gedruckt oder gesendet werden.

Einer der Vorteile der Dokumentversammlung besteht darin, dass der Ansatz viel Zeit sparen kann.Beispielsweise kann die Vorbereitung einer großen Anzahl von Verkaufsbuchstaben für die Verteilung Stunden oder sogar Tage dauern, abhängig von der Anzahl der Buchstaben, die angesprochen und gedruckt werden müssen.Mithilfe der Software, um den Montageprozess zu verarbeiten, kann ein ganztägiges Projekt in zwei Stunden oder weniger abgeschlossen werden.Aus dieser Perspektive hilft die Dokumentversammlung, die Produktivität zu steigern, was es letztendlich ermöglicht, dass das Unternehmen profitabler ist.