Vad är dokumentsamling?
Dokumentmontering är processen för att skapa elektroniska dokument genom att använda segment av befintliga dokument för att sammanställa eller montera ett nytt dokument. Denna process kan hanteras manuellt eller använda olika typer av programvara för att automatiskt kombinera mallar med datakällor som sättet att montera det nya dokumentet. Denna process kan framgångsrikt användas med allt från att skapa ett nytt kontrakt till att förbereda brev för en ny försäljningskampanj.
Den faktiska processen för dokumentmontering innefattar användning av ordbehandlingsprogramvara som det grundläggande verktyget för att skapa det nya dokumentet. I sin enklaste metod innebär detta att man använder ett tomt dokument som utgångspunkt för projektet. Kompilatören öppnar sedan andra ordbehandlingsdokument som redan finns i lagring och lokaliserar avsnitt eller segment som är relevanta för syftet med det nya dokumentet. Verktyg som ingår i programvaran tillåter sedan kompilatorn att kopiera önskad text från de äldre dokumenten och klistra in samma text på det nya dokumentet. Kompilatorn kan också lägga till färsk text som hjälper till att binda alla klistrade segment i ett sammanhängande och logiskt informationsflöde, justera teckensnittsstorlekar, färger och typer så att de passar syftet med det nya dokumentet och sedan spara och lagra dokumentet tills det behövs för distribution.
Medan processen för dokumentmontering kan hanteras manuellt, är det också möjligt att använda avancerade mjukvarealternativ för att automatiskt hämta data i lagring och importera det till det nya dokumentet. Om till exempel ett säljteam ville förbereda brev som tillkännager släppningen av en ny produkt till sin befintliga kundbas, kan kroppen för den nya brevmallen samlas genom att importera text från en försäljningsbroschyr. Ett annat dokument skulle kunna leverera den elektroniska kopian av företagets masthead. För att avsluta projektet öppnar sedan dokumentmonteringsprogramvaran försäljningsdatabasen och importerar kundnamn och adresser till rätt fält i den nya brevmallen. Vid den tidpunkten kan brev skrivas ut eller skickas som e-post till alla kunder.
En av fördelarna med dokumentmontering är att strategin kan spara mycket tid. Att till exempel förbereda ett stort antal försäljningsbrev för distribution kan ta timmar eller till och med dagar, beroende på mängden brev som måste adresseras och skrivas ut. Med hjälp av programvara för att hantera monteringsprocessen kan det som annars skulle vara ett heldagsprojekt slutföras på två timmar eller mindre. Ur detta perspektiv bidrar dokumentmontering till att öka produktiviteten, vilket i slutändan gör det möjligt för verksamheten att bli mer lönsam.