Qual è il modo migliore per organizzare i file?

Mantenere le scartoffie in ordine può aiutarti a trovare documenti quando ne hai bisogno senza dover cercare dappertutto. Alcune persone potrebbero non impiegare il tempo per organizzare i file perché non sono sicuri da dove cominciare, ma è importante mantenere tutto in ordine e ordinato. Mentre avere file organizzati può sembrare improbabile, soprattutto se si sta attualmente guardando un gabinetto traboccante, è molto fattibile.

Ci sono quelli che potrebbero non essere sicuri per quanto tempo dovrebbero mantenere i loro documenti. Finché i tuoi documenti sono essenziali ai fini fiscali, è importante trattenerli da gennaio fino a quando le tasse non saranno terminate l'anno successivo. Dopo il completamento delle tasse, il tuo commercialista può consigliare per quanto tempo dovresti mantenere le scartoffie. I documenti relativi alle tasse, alle cartelle cliniche, ai conti di pensionamento e di risparmio e registri abitativi dovrebbero essere tenuti permanentemente. Anche i documenti rilevanti per i tuoi articoli costosi come gioielli, automobili e oggetti d'antiquariato dovrebbero essere mantenuti permanentemente. CreditoDichiarazioni delle carte che potresti voler conservare per sette anni e le bollette che puoi di solito conservare per circa un anno.

Quando vuoi organizzare file, puoi risparmiare molto tempo e spazio se ti sbarazzi di ciò di cui non hai bisogno. Posiziona ogni carta su una pila con altri documenti corrispondenti e tutto ciò che non si desidera mettere su un'altra pila per distruggere. Dopo aver ridimensionato, sai esattamente quanta stanza hai bisogno per i tuoi file.

Le cartelle Manila sono utili quando arriva il momento di organizzare i file. Scrivi nella scheda cosa contiene ogni cartella e metti le cartelle in ordine alfabetico. File i documenti contenuti in ogni cartella in ordine di data, ad esempio, metti i documenti più vecchi nella parte posteriore e quelli più recenti nella parte anteriore. Non solo è più facile per trovare ciò di cui hai bisogno, ma per quando è necessario pulire le cartelle.

I file cartacei non sono gli unici file che possono non essere organizzati; digitaleanche i file possono. Per sapere cosa devi organizzare, attraversare ogni area del tuo computer e ripulire i file di cui non hai più bisogno, che si tratti di immagini o documenti. Se desideri ancora i file, considera di trasferirli su un tasto di memoria USB o su un CD vuoto.

Per organizzare i file, è necessario designare un punto specifico per ciascuno di essi. Proprio come faresti per i file cartacei, crea singole cartelle sul computer in base a categorie specifiche. Ad esempio, raggruppa i tuoi progetti di lavoro insieme in una cartella e foto da una certa vacanza in famiglia in un'altra ed etichettali di conseguenza. Che tu ne abbia bisogno o decidi di volerli eliminarli in futuro, sai esattamente dove trovarli. Per assicurarti che tutto rimanga organizzato, ricorda di etichettare correttamente ogni file digitale che si salva e inseriscilo nella cartella corrispondente.

avere file non sistematici può portarti a essere impazzito e frustrato, ma se li organizzi una volta, potresti non essere hAve per farli di nuovo. Mantenerli organizzati continuamente ti impedirà di dover passare del tempo a passare di nuovo il processo iniziale dell'organizzazione. Prendersi il tempo per organizzare i file può comportare la possibilità di trovare ciò di cui hai bisogno quando ne hai bisogno senza un processo di ricerca esaustivo. Inoltre, avere i file organizzati in un posto impedirà loro di diventare disordine che trabocca nel resto della tua casa.