Jaký je nejlepší způsob uspořádání souborů?
Udržování papírování v pořádku vám pomůže najít papíry, když je potřebujete, aniž byste museli hledat všude. Někteří lidé nemusí mít čas uspořádat soubory, protože si nejsou jisti, kde začít, ale je důležité udržet vše v pořádku a přehledné. Zatímco organizované soubory se mohou zdát nepravděpodobné, zvláště pokud se v současné době díváte na přetékající souborový kabinet, je to velmi proveditelné.
Existují takové, které si mohou být jisty, jak dlouho by si měly své dokumenty uchovávat. Dokud jsou vaše dokumenty nezbytné pro daňové účely, je důležité je držet od ledna, dokud vaše daně nedokončí následující rok. Po dokončení daní může váš účetní poradit, jak dlouho byste měli papírování uchovávat. Doklady týkající se daní, lékařských záznamů, důchodových a spořicích účtů a záznamů o bydlení by měly být vedeny trvale. Papíry, které se vztahují k vašim drahým položkám, jako jsou šperky, auta a starožitnosti, by se také měly uchovávat trvale. Výpisy z kreditních karet, které byste si mohli chtít ponechat po dobu sedmi let, a účty za elektřinu, které si obvykle můžete nechat asi rok.
Pokud chcete organizovat soubory, můžete si ušetřit spoustu času a prostoru, pokud se zbavíte toho, co nepotřebujete. Položte každý papír na hromádku s dalšími odpovídajícími papíry a cokoli, co nechcete, dejte na jinou hromádku, kterou chcete roztrhnout. Po zmenšení velikosti budete přesně vědět, kolik místa potřebujete pro vaše soubory.
Složky Manily jsou užitečné, když přijde čas uspořádat soubory. Na kartu napište, co každá složka obsahuje, a umístěte složky v abecedním pořadí. Například uložte papíry obsažené v každé složce do pořadí podle data, například vložte starší papíry na zadní a novější na přední. Nejenže je to snazší najít to, co potřebujete, ale také když potřebujete složky vyčistit.
Papírové soubory nejsou jediné soubory, které mohou být neorganizované; digitální soubory mohou také. Chcete-li vědět, co potřebujete uspořádat, projděte všechny oblasti počítače a vyčistěte soubory, které již nepotřebujete, ať už se jedná o obrázky nebo dokumenty. Pokud soubory stále chcete, zvažte jejich přenos na paměťový klíč USB nebo na prázdné CD.
Za účelem organizování souborů byste měli pro každý z nich určit konkrétní místo. Stejně jako u papírových souborů vytvořte v počítači jednotlivé složky podle konkrétních kategorií. Například seskupte své pracovní projekty do jedné složky a fotografie z určité rodinné dovolené do jiné a odpovídajícím způsobem je označte. Ať už je potřebujete, nebo se rozhodnete, že je chcete v budoucnu smazat, přesně víte, kde je najdete. Aby bylo zajištěno, že vše zůstane organizované, nezapomeňte správně označit každý uložený digitální soubor a umístit jej do odpovídající složky.
Mít nesystematické soubory může vést k tomu, abyste byli frazzlovaní a frustrovaní, ale pokud je uspořádáte jednou, možná je nebudete muset dělat znovu. Jejich neustálé organizování vám zabrání trávit čas procházením počátečního organizačního procesu znovu. Udělejte si čas na organizování souborů může mít za následek, že budete moci najít to, co potřebujete, když je potřebujete, bez vyčerpávajícího procesu vyhledávání. Kromě toho vám uspořádání souborů na jednom místě zabrání tomu, aby se z nich stal nepořádek, který přetéká do zbytku vašeho domova.