Jaký je nejlepší způsob, jak organizovat soubory?

Udržování papírování v pořádku vám může pomoci najít papíry, když je potřebujete, aniž byste museli prohledávat. Někteří lidé nemusí mít čas na uspořádání souborů, protože si nejsou jisti, kde začít, ale je důležité udržovat vše v pořádku a přehledný. I když organizované soubory se mohou zdát nepravděpodobné, zejména pokud se v současné době díváte na přetékající skříň na soubory, je to velmi proveditelné.

Existují ti, kteří si mohou být jisti, jak dlouho by si měli udržovat své papíry. Dokud jsou vaše dokumenty nezbytné pro daňové účely, je důležité je držet od ledna do dokončení daní v následujícím roce. Po dokončení daní může váš účetní poradit, jak dlouho byste měli papírování udržovat. Příspěvky týkající se vašich daní, lékařských záznamů, důchodu a spořicích účtů a záznamů o bydlení by měly být vedeny trvale. Papíry, které jsou relevantní pro vaše drahé předměty, jako jsou šperky, auta a starožitnosti, by měly být také udržovány trvale. KreditVýkazy karet, které si možná budete chtít ponechat po dobu sedmi let a účty za veřejné služby, které si obvykle můžete ponechat asi rok.

Pokud chcete organizovat soubory, můžete si ušetřit spoustu času a prostoru, pokud se zbavíte toho, co nepotřebujete. Umístěte každý papír na hromadu s jinými odpovídajícími papíry a všeho, co nechcete, aby se na jinou hromadu skartoval. Po zmenšení velikosti přesně víte, kolik prostoru potřebujete pro své soubory.

Složky

Manila jsou užitečné, když přijde čas na organizaci souborů. Na kartě napište, co každá složka obsahuje, a vložte složky do abecedního pořadí. Položte papíry obsažené v každé složce k datu pořadí například, vložte starší papíry dozadu a novější vpředu. Nejen, že je to snazší najít to, co potřebujete, ale když potřebujete také vyčistit složky.

Papírové soubory nejsou jediné soubory, které se mohou neorganizovat; digitálníSoubory mohou také. Chcete -li vědět, co musíte organizovat, projděte každou oblast vašeho počítače a vyčistěte soubory, které již nepotřebujete, ať už se jedná o obrázky nebo dokumenty. Pokud stále chcete soubory, zvažte je přenos na klíč USB paměti nebo na prázdné CD.

Chcete -li organizovat soubory, měli byste určit konkrétní místo pro každou z nich. Stejně jako byste pro papírové soubory vytvořili jednotlivé složky na počítači podle konkrétních kategorií. Například seskupte své pracovní projekty do jedné složky a fotografie z určité rodinné dovolené v jiné a podle toho je označte. Ať už je potřebujete nebo se rozhodnete, že je chcete v budoucnu smazat, víte přesně, kde je najít. Chcete -li zajistit, aby vše zůstalo organizováno, nezapomeňte správně označit každý digitální soubor, který uložíte, a vložte jej do odpovídající složky.

Mít nesystematické soubory vás může vést k tomu, abyste byli frazzovaní a frustrovaní, ale pokud je organizujete jednou, nemusíte Have je udělat znovu. Udržování jejich organizovaného nepřetržitě vám zabrání v tom, abyste museli trávit čas procházením počátečním organizačním procesem znovu. Udělat si čas na organizaci souborů může vést k tomu, že jste mohli najít to, co potřebujete, když je potřebujete bez vyčerpávajícího procesu vyhledávání. Kromě toho, že vaše soubory jsou uspořádány na jednom místě, jim zabrání, aby se nestali nepořádkem, který přetéká do zbytku vašeho domova.