파일을 구성하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까?

서류 작업을 순서대로 유지하면 필요할 때 서류를 검색하지 않고도 찾을 수 있습니다. 어떤 사람들은 어디서부터 시작해야할지 확실하지 않기 때문에 파일을 정리하는 데 시간이 걸리지 않지만 모든 것을 정리하고 정리하는 것이 중요합니다. 파일을 정리 한 것처럼 보이지 않을 수도 있지만, 특히 현재 넘친 파일 캐비닛을보고있는 경우 매우 유용합니다.

서류를 얼마나 오래 보관해야하는지 잘 모르는 사람들이 있습니다. 조세 목적 상 서류가 필수 인 한, 다음 해 1 월부터 세금이 끝날 때까지 서류를 보관하는 것이 중요합니다. 세금을 마친 후 회계사는 서류를 얼마나 오래 보관해야하는지 조언 할 수 있습니다. 세금, 의료 기록, 퇴직 및 저축 계좌 및 주택 기록에 관한 서류는 영구적으로 보관해야합니다. 보석류, 자동차 및 골동품과 같이 비싼 물건과 관련된 용지도 영구적으로 보관해야합니다. 7 년간 보관할 수있는 신용 카드 명세서 및 일반적으로 약 1 년간 보관할 수있는 공공 요금.

파일을 정리하고 싶을 때 필요없는 것을 제거하면 많은 시간과 공간을 절약 할 수 있습니다. 각 종이를 다른 해당 용지와 함께 쌓아 놓으십시오. 다른 더미에 바르고 싶지 않은 것은 분쇄하십시오. 크기를 줄인 후 파일에 필요한 공간의 양을 정확히 알 수 있습니다.

마닐라 폴더는 파일을 정리할 때 유용합니다. 탭에 각 폴더에 포함 된 내용을 쓰고 폴더를 알파벳 순서로 넣으십시오. 각 폴더에 포함 된 용지를 날짜 순서대로 정리합니다. 예를 들어 오래된 용지는 뒷면에, 새로운 용지는 앞면에 넣습니다. 이렇게하면 필요한 것을 쉽게 찾을 수있을뿐만 아니라 폴더를 정리해야 할 때에도 유용합니다.

종이 파일 만 정리할 수있는 파일은 아닙니다. 디지털 파일도 가능합니다. 구성해야 할 내용을 알기 위해 컴퓨터의 모든 영역을 살펴보고 더 이상 필요없는 파일은 사진이든 문서이든 정리하십시오. 여전히 파일을 원하면 USB 메모리 키 또는 공 CD로 파일을 전송하십시오.

파일을 구성하려면 각 파일에 대해 특정 지점을 지정해야합니다. 종이 파일과 마찬가지로 컴퓨터에서 특정 범주에 따라 개별 폴더를 만듭니다. 예를 들어, 작업 프로젝트를 한 폴더에 그룹화하고 특정 가족 휴가의 사진을 다른 폴더에 그룹화하고 그에 따라 레이블을 지정합니다. 필요한지 또는 나중에 삭제할지 여부에 관계없이 찾을 위치를 정확히 알고 있습니다. 모든 것이 체계적으로 유지되도록하려면 저장 한 각 디지털 파일의 레이블을 올바르게 지정하고 해당 폴더에 저장하십시오.

체계적이지 않은 파일이 있으면 문제가 생길 수 있지만 한 번 정리하면 다시 할 필요가 없습니다. 지속적으로 구성하면 초기 조직 프로세스를 다시 거칠 때 시간을 소비하지 않아도됩니다. 파일을 정리하는 데 시간이 걸리면 철저한 검색 프로세스없이 필요할 때 필요한 것을 찾을 수 있습니다. 또한 파일을 한곳에 정리하면 집안의 다른 곳으로 넘칠 수 있습니다.