Vad är det bästa sättet att organisera filer?

Att hålla pappersarbete i ordning kan hjälpa dig att hitta papper när du behöver dem utan att behöva söka överallt. Vissa människor kanske inte tar sig tid att organisera filer eftersom de inte är säkra på var de ska börja, men det är viktigt att hålla allt i ordning och oklart. Även om du har organiserade filer kan verka osannolikt, särskilt om du för närvarande tittar på ett överfylldt filskåp, är det mycket genomförbart.

Det finns de som kan vara osäkra på hur länge de ska hålla sina papper. Så länge dina papper är avgörande för skatteändamål är det viktigt att hålla fast vid dem från januari tills dina skatter är klara året efter. Efter att dina skatter har slutförts kan din revisor råda hur mycket längre du ska behålla pappersarbetet. Dokument om dina skatter, journaler, pensions- och sparekonton och bostadsregister bör förvaras permanent. Papper som är relevanta för dina dyra artiklar som smycken, bilar och antikviteter bör också förvaras permanent. Kreditkort uttalanden du kanske vill ha i sju år och verktyg räkningar du vanligtvis kan hålla i ungefär ett år.

När du vill organisera filer kan du spara dig mycket tid och utrymme om du blir av med det du inte behöver. Placera varje papper på en hög med andra motsvarande papper och vad du inte vill lägga på en annan hög att strimla. När du har minskat, vet du exakt hur mycket utrymme du behöver för dina filer.

Manila-mappar är användbara när det är dags att organisera filer. Skriv på fliken vad varje mapp innehåller och placera mapparna i alfabetisk ordning. Filera papper som finns i varje mapp i datumordning, lägg till exempel de äldre papperna i ryggen och de nyare på framsidan. Det är inte bara lättare att hitta det du behöver, utan även när du behöver rengöra mapparna.

Pappersfiler är inte de enda filerna som kan bli oorganiserade. digitala filer kan också. För att veta vad du behöver organisera, gå igenom alla områden på din dator och rensa ut filer som du inte längre behöver, oavsett om det är bilder eller dokument. Om du fortfarande vill ha filerna kan du överväga att överföra dem till en USB-minnesknapp eller till en tom CD.

För att organisera filer bör du ange en specifik plats för var och en av dem. Precis som för pappersfiler gör du individuella mappar på datorn enligt specifika kategorier. Gruppera exempelvis dina arbetsprojekt i en mapp och foton från en viss familjesemester i en annan och märk dem i enlighet därmed. Oavsett om du behöver dem eller bestämmer dig för att radera dem i framtiden, vet du exakt var du kan hitta dem. För att se till att allt förblir organiserat, kom ihåg att korrekt märka varje digital fil som du sparar och lägga den i motsvarande mapp.

Att ha osystematiska filer kan leda till att du blir spräcklig och frustrerad, men om du organiserar dem en gång kanske du inte behöver göra dem igen. Att hålla dem organiserade kontinuerligt kommer att hindra dig från att behöva spendera tid på att gå igenom den inledande organisationsprocessen igen. Att ta sig tid att organisera filer kan resultera i att du kan hitta det du behöver när du behöver det utan en uttömmande sökprocess. Att ha dina filer organiserade på ett ställe förhindrar dessutom att de blir röriga som rinner över i resten av ditt hem.