Vad är det bästa sättet att organisera filer?

Att hålla pappersarbete i ordning kan hjälpa dig att hitta papper när du behöver dem utan att behöva söka överallt. Vissa människor kanske inte tar sig tid att organisera filer eftersom de inte är säkra på var de ska börja, men det är viktigt att hålla allt i ordning och rensat. Även om att ha organiserade filer kan verka osannolikt, särskilt om du för närvarande tittar på ett överfyllande filskåp, är det mycket genomförbart.

Det finns de som kan vara osäkra på hur länge de ska behålla sina papper. Så länge dina papper är viktiga för skatteändamål är det viktigt att hålla fast vid dem från januari tills dina skatter är färdiga året efter. Efter slutförandet av dina skatter kan din revisor ge råd om hur mycket längre du ska behålla pappersarbetet. Uppsatser om dina skatter, medicinska journaler, pensionskonton och sparkonton och bostadsposter bör hållas permanent. Papper som är relevanta för dina dyra föremål som smycken, bilar och antikviteter bör också hållas permanent. KrediteraKortuttalanden som du kanske vill hålla i sju år och verktygsräkningar som du vanligtvis kan hålla i ungefär ett år.

När du vill organisera filer kan du spara dig mycket tid och utrymme om du blir av med det du inte behöver. Placera varje papper på en hög med andra motsvarande papper och vad du inte vill sätta på en annan hög för att strimla. När du har minskat vet du exakt hur mycket utrymme du behöver för dina filer.

Manila -mappar är användbara när det är dags att organisera filer. Skriv på fliken vad varje mapp innehåller och lägg mapparna i alfabetisk ordning. Arkivera papper som finns i varje mapp i datumordning, till exempel sätter de äldre papper i ryggen och de nyare i framsidan. Detta är inte bara lättare för att hitta vad du behöver, utan för när du behöver rengöra mapparna också.

Pappersfiler är inte de enda filerna som kan bli oorganiserade; digitalFiler kan också. För att veta vad du behöver för att organisera, gå igenom alla områden på din dator och rensa ut filer som du inte längre behöver, oavsett om det är bilder eller dokument. Om du fortfarande vill ha filerna kan du överväga att överföra dem till en USB -minnesnyckel eller till en tom CD.

För att organisera filer bör du utse en specifik plats för var och en av dem. Precis som du skulle göra för pappersfiler, skapa enskilda mappar på datorn enligt specifika kategorier. Gruppera till exempel ditt arbete tillsammans i en mapp och foton från en viss familjesemester i en annan och märka dem i enlighet därmed. Oavsett om du behöver dem eller bestämmer dig för att ta bort dem i framtiden, vet du exakt var du hittar dem. För att se till att allt förblir organiserat, kom ihåg att märka varje digital fil som du sparar och lägger den i motsvarande mapp.

Att ha osystematiska filer kan leda till att du är frustrerad och frustrerad, men om du organiserar dem en gång kan du inte have att göra dem igen. Att hålla dem organiserade ständigt kommer att hindra dig från att behöva spendera tid på att gå igenom den första organisationsprocessen igen. Att ta dig tid att organisera filer kan resultera i att du kan hitta vad du behöver när du behöver det utan en uttömmande sökprocess. Dessutom kommer dina filer organiserade på ett ställe att förhindra att de blir röriga som överflödar in i resten av ditt hem.