機能レコードとは何ですか？

業務記録とも呼ばれる機能記録は、会社の活動と周辺の出来事を描写した文書です。 特定の情報を特定の形式で記録しますが、管理記録ではありません。 このタイプのドキュメントは、アクティビティの発生時またはその付近で作成されることが最も多く、提示される情報に近いタイミングで作成されるため、通常、イベントの最も信頼できるバージョンと見なされます。

企業は、より効率的に運営し、投資家や政府機関に活動を報告し、歴史的な背景に対してパフォーマンスを評価できるように記録を保持します。 記録を保持するためにビジネスが作成するフォームの多くは、従業員の連絡先シートなどの管理用です。 これらのフォームには、標準的なオフィスオペレーションと、マネージャーが定期的に発生することを期待する事項が記載されています。

多くの場合、企業は管理または標準ではない情報をキャプチャする必要があります。 多くの場合、この情報は時間的に一意ですが、情報の記録方法は一定である場合があります。 この情報を文書化するために、ビジネスは機能的な記録、または何が起こったかの書面による記録を使用します。これにより、ビジネスは同時アカウントを申請し、必要に応じて将来情報を取得できます。

機能レコードにはさまざまなタイプがあります。 おそらく、この種のツールの使用を理解する最も簡単な方法は、いくつかの一般的な例を調べることです。 インシデントレポートは、機能レコードの一種です。 多くの場合、企業では、従業員または顧客が敷地内で、または会社の業務中に負傷した場合に何が起こったのかを正確に詳述するインシデントレポートに記入するスタッフが必要です。 この機能レコードは必要な場合にのみ記入されますが、イベントが発生した時間に近い関係者の言葉でイベントを記録するため、重要です。

別のタイプの機能レコードは、顧客フィードバックフォームです。 すべての顧客がフィードバックフォームに記入するわけではありません。通常、顧客は、その日のサービスについて具体的に説明することができる場合にのみ記入します。 フィードバックフォームは、関係者の言葉で特定の時間に発生した一意のイベントを記録するため、機能的な記録です。

旅行チケットは、より頻繁に記入される機能的な記録です。 多くの場合、会社は、ドライバーが会社の車を取り出すたびに、ドライバーに旅行の詳細をレポートに記入させます。 このように、マネージャーが過去に発生した車両の操作に関する質問に答えなければならない場合、マネージャーはレビューのためにドライバーによって準備されたアクティビティの同時アカウントを持っています。

機能的記録は、企業に法的責任からの保護を提供できます。 顧客と従業員は、多くの場合、多くの民事違反について企業に対して訴訟を提起するのに何年もかかります。 同時発生のイベントの記録がなければ、企業が過去に正確に何が起こったかを証明することは困難です。