Co je funkční záznam?

Funkční záznam, také nazývaný operační záznam, je písemný dokument, který zobrazuje aktivity společnosti a okolní akce. Zaznamenává konkrétní informace v konkrétním formátu, ale není to administrativní záznam. Tento typ dokumentu je nejčastěji vytvářen v době, kdy dojde k aktivitě nebo v jejich blízkosti, a obvykle se považuje za nejspolehlivější verzi událostí, protože je včas vytvořen k informacím, které představuje.

Podniky vede záznamy, aby mohly efektivněji fungovat, informovat o svých činnostech investorům a vládním agenturám a hodnotit výkon na historickém pozadí. Mnoho formulářů, které firma vytváří, aby mu pomohla udržovat záznamy, je administrativní, například kontaktní listy zaměstnanců. Tyto formuláře dokumentují standardní kancelářské operace a věci, které manažeři očekávají pravidelně.

Často musí podniky zachytit informace, které nejsou administrativní nebo standardní. Tato informace je často jedinečná v čase, althZpůsob, jakým jsou informace zaznamenány, může být jednotné. K dokumentaci těchto informací používá firma funkční záznam nebo písemný záznam o tom, co se stalo, který umožňuje firmě podat simultánní účet a v případě potřeby načíst informace v budoucnu.

Existuje mnoho různých typů funkčních záznamů. Snad nejjednodušší způsob, jak porozumět použití tohoto druhu nástroje, je prozkoumat několik běžných příkladů. Zpráva o incidentu je typem funkčního záznamu. Podniky často vyžadují, aby zaměstnanci vyplnili zprávu o incidentu, která přesně podrobně popisuje, co se stalo, pokud je zaměstnanec nebo zákazník zraněn v areálu nebo při zavádění firemního podnikání. Tento funkční záznam je vyplněn pouze v případě potřeby, ale je to kritické, protože dokumentuje události slovy zúčastněných lidí, včas, kdy došlo k události.

Dalším typem funkčního záznamu je CuForma zpětné vazby stomeru. Ne každý zákazník vyplní formulář zpětné vazby a zákazník to obvykle činí, pouze pokud má něco konkrétního, aby řekl o službě současného dne. Formulář zpětné vazby je funkční záznam, protože dokumentuje jedinečnou událost, ke které došlo v určitém čase podle slov zúčastněné osoby.

Vstupenka na výlet je funkční záznam, který je vyplněn častěji. Společnost bude často mít své řidiče vyplňovat zprávu s podrobnostmi o cestě pokaždé, když řidič vytáhne firemní vozidlo. Tímto způsobem, pokud musí manažer odpovědět na otázky týkající se provozu vozidla, ke kterému došlo v minulosti, má současný popis činnosti připravený řidičem ke kontrole.

Funkční záznamy mohou podniku poskytnout ochranu před odpovědností. Zákazníci a zaměstnanci mají často roky na to, aby podali žalobu proti podnikání pro řadu občanských přestupků. Bez současného záznamu událostí by bylo pro kompilaci obtížnéjakékoli dokázat, co se přesně stalo v minulosti.