Co je funkční záznam?

Funkční záznam, nazývaný také provozní záznam, je písemný dokument, který zachycuje činnosti společnosti a související události. Zaznamenává konkrétní informace ve specifickém formátu, ale nejedná se o administrativní záznam. Tento typ dokumentu je nejčastěji vytvářen v době činnosti nebo v její blízkosti a je obvykle považován za nejspolehlivější verzi událostí, protože je vytvořen těsně před informacemi, které představuje.

Podniky vedou záznamy, aby mohly efektivněji pracovat, informovat o svých aktivitách investory a vládní agentury a hodnotit výkonnost na základě historického pozadí. Mnoho z forem, které firma vytvoří, aby jí pomohla vést záznamy, je administrativní, například kontaktní listy zaměstnanců. Tyto formuláře dokumentují standardní kancelářské operace a věci, které manažeři očekávají pravidelně.

Podniky musí často shromažďovat informace, které nejsou administrativní nebo standardní. Tato informace je často v čase jedinečná, ačkoli způsob zaznamenávání informací může být jednotný. K dokumentaci těchto informací podnik používá funkční záznam nebo písemný záznam o tom, co se stalo, což podniku umožňuje podat souběžný účet a v případě potřeby tyto informace v budoucnu načíst.

Existuje mnoho různých typů funkčních záznamů. Snad nejjednodušší způsob, jak porozumět použití tohoto druhu nástroje, je prozkoumat několik běžných příkladů. Hlášení o incidentu je druh funkčního záznamu. Podniky často vyžadují, aby zaměstnanci vyplnili zprávu o incidentu, která přesně uvádí, co se stalo, pokud je zaměstnanec nebo zákazník zraněn v areálu nebo při podnikání ve společnosti. Tento funkční záznam je vyplněn pouze v případě potřeby, ale je kritický, protože dokumentuje události slovy zúčastněných lidí, a to v době, kdy k události došlo.

Dalším typem funkčního záznamu je formulář zpětné vazby od zákazníka. Ne každý zákazník vyplní formulář zpětné vazby a zákazník obvykle tak učiní pouze tehdy, má-li něco konkrétního, co by mohl říci o aktuálním servisu. Formulář zpětné vazby je funkční záznam, protože dokumentuje jedinečnou událost, která se stala ve specifický čas slovy zúčastněné osoby.

Trip jízdenka je funkční záznam, který je vyplňován častěji. Společnost často nechá své řidiče, aby vyplnili zprávu s podrobnostmi o cestě pokaždé, když řidič uzavře služební vozidlo. Tímto způsobem, má-li manažer odpovídat na otázky týkající se provozu vozidla, ke kterému došlo v minulosti, má současný účet činnosti připravený řidičem k přezkoumání.

Funkční záznamy mohou podniku poskytnout ochranu před odpovědností. Zákazníci a zaměstnanci mají často roky na to, aby proti podniku podali žalobu na řadu civilních přestupků. Bez současné evidence událostí by bylo pro společnost obtížné dokázat, co se přesně stalo v minulosti.