Vad är en funktionell post?

En funktionell post, även kallad en operativ post, är ett skriftligt dokument som visar ett företags verksamhet och omgivande evenemang. Den registrerar särskild information i ett specifikt format men är inte en administrativ post. Denna typ av dokument skapas oftast vid eller nära tiden aktiviteten inträffar och anses vanligtvis vara den mest pålitliga versionen av händelser eftersom det skapas nära i tiden till den information den presenterar.

Företag håller register så att de kan fungera mer effektivt, rapportera om sin verksamhet till investerare och myndigheter och utvärdera prestanda mot en historisk bakgrund. Många av de former som ett företag skapar för att hjälpa det att hålla register är administrativa, till exempel anställdas kontaktblad. Dessa formulär dokumenterar kontorsoperationer och saker som chefer förväntar sig att hända regelbundet.

Ofta måste företag fånga information som inte är administrativ eller standard. Denna information är ofta unik i tiden, AlthDet sätt som informationen registreras kan vara enhetlig. För att dokumentera denna information använder verksamheten en funktionell post, eller en skriftlig post av vad som hände, som gör det möjligt för företaget att lämna in ett samtidigt konto och hämta informationen i framtiden om det behövs.

Det finns många olika typer av funktionella poster. Det kanske enklaste sättet att förstå användningen av denna typ av verktyg är att undersöka några vanliga exempel. En incidentrapport är en typ av funktionell post. Företag kräver ofta att personal fyller i en incidentrapport som beskriver exakt vad som hände om en anställd eller en kund skadas i lokalerna eller när de bedriver företagsverksamhet. Denna funktionella post fylls endast vid behov, men det är kritiskt eftersom det dokumenterar händelser i orden från de inblandade människorna, stänger i tid till när händelsen inträffade.

En annan typ av funktionell post är en CUStomer feedbackformulär. Inte varje kund kommer att fylla i ett feedbackformulär, och en kund kommer vanligtvis bara att göra det när han har något specifikt att säga om den aktuella dagens tjänst. Feedbackformuläret är en funktionell post eftersom den dokumenterar en unik händelse som inträffade vid en viss tidpunkt i orden från den inblandade personen.

En resebiljett är en funktionell post som är oftare fylld. Ofta kommer ett företag att få sina förare att fylla i en rapport med detaljerna om en resa varje gång en förare tar ut ett företagsfordon. På detta sätt, om en chef måste svara på frågor om fordonets operation som inträffade tidigare, har han en samtida redogörelse för aktivitet som föraren har utarbetat att granska.

Funktionella poster kan ge ett företag skydd mot ansvar. Kunder och anställda har ofta år att lämna in en stämning mot ett företag för ett antal civila överträdelser. Utan en samtida register över händelser skulle det vara svårt för en kompalla för att bevisa vad som exakt hände tidigare.