Vad är en funktionell post?

En funktionell post, även kallad en operationell post, är ett skriftligt dokument som visar ett företags verksamhet och omgivande händelser. Den registrerar viss information i ett specifikt format men är inte en administrativ post. Denna typ av dokument skapas oftast vid eller nära den tid då aktiviteten inträffar och anses vanligtvis vara den mest pålitliga versionen av händelser eftersom den skapas nära i tid för informationen den presenterar.

Företag håller register så att de kan arbeta mer effektivt, rapportera om sin verksamhet till investerare och myndigheter och utvärdera resultatet mot en historisk bakgrund. Många av de former som ett företag skapar för att hjälpa det att hålla register är administrativa, till exempel kontaktark för anställda. Dessa formulär dokumenterar standardkontor och saker som chefer förväntar sig att hända regelbundet.

Ofta måste företag fånga information som inte är administrativ eller standard. Denna information är ofta unik i tiden, även om informationen registreras kan vara enhetlig. För att dokumentera denna information använder företaget en funktionell post eller en skriftlig redogörelse för vad som hände, vilket gör det möjligt för företaget att arkivera ett samtidigt konto och hämta informationen i framtiden vid behov.

Det finns många olika typer av funktionella poster. Det kanske lättaste sättet att förstå användningen av denna typ av verktyg är att undersöka några vanliga exempel. En incidentrapport är en typ av funktionsregister. Företag kräver ofta att personalen ska fylla i en incidentrapport som exakt beskriver vad som hände om en anställd eller en kund skadas i lokalerna eller när han bedriver verksamhet. Den här funktionella posten fylls bara ut vid behov, men den är kritisk eftersom den dokumenterar händelser med orden från de inblandade, nära i tid till när händelsen inträffade.

En annan typ av funktionsrekord är ett kundåterkopplingsformulär. Inte varje kund kommer att fylla i ett feedbackformulär, och en kund gör det vanligtvis bara när han har något specifikt att säga om dagens tjänst. Återkopplingsformuläret är en funktionell post eftersom den dokumenterar en unik händelse som hände vid en viss tidpunkt med den berörda personens ord.

En resebiljett är en funktionell post som fylls ut oftare. Ofta kommer ett företag att ha sina förare att fylla i en rapport med detaljerna om en resa varje gång en förare tar ut ett företagsfordon. På detta sätt, om en chef måste svara på frågor om fordonets drift som ägde rum tidigare, har han en samtidigt redogörelse för den verksamhet som föraren förberett för att granska.

Funktionella register kan ge ett företag skydd mot ansvar. Kunder och anställda har ofta många år på sig att göra en stämning mot ett företag för ett antal civila överträdelser. Utan samtidiga händelseregister skulle det vara svårt för ett företag att bevisa vad exakt hänt tidigare.