小口現金バウチャーとは何ですか？

小額の現金バウチャーは、小額の購入のために事前にお金が支払われるたびに、小額の現金基金に入れられます。 小口現金資金は小切手で、通常は100ドルから250ドルの間で、小切手を書くことや会社のクレジットカードを使用することを避けるために、偶発的な購入のために取っておかれます。 小口現金バウチャーと小口現金基金内の金額は常に基金の元の合計額と等しくする必要があります。

小口現金は通常、2つの異なる方法で支払われます：払い戻しまたは前払いによる。 払い戻しは、購入が既に行われ、受取人に金銭が支払われていることを示す文書として領収書が提供されたときに発生します。 少額の購入が必要で、購入前にお金を支払う必要がある場合、前払いが発生します。 この場合、支払額の代わりに小額の現金バウチャーが基金に入れられます。

会社は通常、小口資金の使用と監視を管理する手順を実施します。 これらの手順では、小口現金バウチャーに必要な情報を具体的に詳しく説明します。 これには通常、支払い日、金額、目的、受取人の名前が含まれます。 サンプルの小口現金バウチャーは、オンラインでダウンロードしたり、オフィス用品店で購入したり、カスタムフォームの1つとして社内で簡単に作成したりできます。

小口資金の管理者は通常、会社の信頼を獲得した一定のレベルの監督者です。 彼または彼女は、小口現金資金のすべてのペニーが領収書または小口現金バウチャーを介して会計処理されることを保証する責任があります。 現金を受け取った人から領収書またはその他の適切な文書を受け取ったら、書類をバウチャーに添付し、それに応じて提出する必要があります。 通常、購入の請求先となる適切な総勘定元帳を決定するのは管理者に任されています。 付随的な費用の一般的な総勘定元帳は、事務用品、駐車場の払い戻し、およびその他の小さな購入です。

定期的に、カストディアンの監督者による小口現金基金の調整が必要です。 これにより、不足しているお金を特定し、問題を修正しながら早期に特定することができます。 さらに、少量の現金でも悪用される可能性があるため、これによりカストディアンがチェックされ続けます。 小口での現金乱用は、小規模な横領の一般的な形態であり、未チェックのままにしておくと、数年にわたって簡単に数千ドルの不足資金を追加する可能性があります。