Wat is een kleine geldbon?
Een kleingeldvoucher wordt in een kleingeldfonds geplaatst wanneer vooraf geld wordt uitgekeerd voor een kleine aankoop. Kleine geldfondsen zijn kleine hoeveelheden geld, meestal tussen $ 100 en $ 250 US Dollar, gereserveerd voor incidentele aankopen om te voorkomen dat een cheque wordt geschreven of een bedrijfscreditcard wordt gebruikt. Kleine tegoedbonnen plus de hoeveelheid geld in het kleine geldfonds moeten altijd gelijk zijn aan het totale oorspronkelijke bedrag van het fonds.
Klein geld wordt meestal op twee verschillende manieren uitgekeerd: via terugbetalingen of via vooruitbetalingen. Terugbetalingen vinden plaats wanneer een aankoop al is gedaan en een ontvangstbewijs wordt verstrekt als documentatie dat de ontvanger het geld verschuldigd is. Vooruitbetalingen vinden plaats wanneer een kleine aankoop moet worden gedaan en het geld vóór de aankoop moet worden uitbetaald. In dit geval wordt een kleine tegoedbon in het fonds geplaatst in plaats van het uitbetaalde bedrag.
Een bedrijf zal doorgaans procedures hebben die het gebruik van en het toezicht op het kleingeldfonds beheersen. In deze procedures wordt specifiek beschreven welke informatie vereist is voor een kleine tegoedbon. Dit omvat meestal de datum van uitbetaling, evenals het bedrag, het doel en de naam van de ontvanger. Een voorbeeld van een kleine tegoedbon kan online worden gedownload, gekocht in een winkel voor kantoorbenodigdheden of eenvoudig intern in het bedrijf worden aangemaakt als een van de aangepaste formulieren.
De bewaarder van het kleingeldfonds is meestal een toezichthouder van een bepaald niveau die het vertrouwen van het bedrijf heeft verdiend. Hij of zij is verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat elke cent van het kleine geldfonds wordt verantwoord via een ontvangstbewijs of een kleine geldbon. Zodra een ontvangstbewijs of andere relevante documentatie is ontvangen van de persoon die het geld heeft opgenomen, moet het papierwerk bij de bon worden gevoegd en dienovereenkomstig worden ingediend. Het wordt over het algemeen aan de bewaarder overgelaten om de juiste grootboekrekening te bepalen waarop de aankoop in rekening wordt gebracht. Gemeenschappelijke grootboekrekeningen voor incidentele kosten zijn kantoorbenodigdheden, parkeervergoedingen en andere kleine aankopen.
Periodiek moet er een verzoening zijn van het kleine geldfonds door een toezichthouder van de bewaarder. Dit zorgt ervoor dat eventueel ontbrekend geld wordt geïdentificeerd en vroeg wordt gevonden, terwijl het probleem nog steeds kan worden verholpen. Bovendien houdt dit de bewaarder onder controle, omdat zelfs kleine hoeveelheden contant geld kunnen worden misbruikt. Kleinschalig contant geldmisbruik is een veel voorkomende vorm van verduistering op kleine schaal en kan gemakkelijk duizenden dollars aan ontbrekend geld over een periode van jaren oplopen als het niet wordt gecontroleerd.