Co to jest drobny kupon gotówkowy?
Drobny kupon gotówkowy jest umieszczany w drobnym funduszu gotówkowym za każdym razem, gdy pieniądze zostaną wypłacane z góry na niewielki zakup. Fundusze gotówkowe to niewielkie kwoty, zwykle od 100 do 250 USD dolarów amerykańskich, przeznaczone na przypadkowe zakupy, aby uniknąć pisania czeku lub korzystania z karty kredytowej firmy. Petty gotówkowe kupony plus kwota pieniędzy wewnątrz drobnego funduszu gotówkowego powinny zawsze równać się całkowitej pierwotnej kwoty funduszu.
Petty gotówka jest zwykle wypłacana na dwa różne sposoby: poprzez zwrot kosztów lub zaliczki. Zwrot występuje, gdy dokonano już zakupu i przedstawiono paragon jako dokumentacja, że odbiorca jest winien pieniądze. Płatności z wyprzedzeniem występują, gdy należy dokonać niewielkiego zakupu, a pieniądze muszą zostać wypłacone przed zakupem. W takim przypadku do funduszu umieszcza się drobny kupon gotówkowy zamiast wypłaconej kwoty.
Firma zwykle będzie miała procedury, które regulują użycie i monitorowanie drobnej gotówkifundusz. Procedury te szczegółowo opisują, jakie informacje są wymagane na małym kuponie gotówkowym. Zazwyczaj obejmuje to datę wypłaty, a także kwotę, cel i nazwę odbiorcy. Przykładowy drobny kupon gotówkowy można pobrać online, kupić w sklepie z dostawami biur lub po prostu utworzyć wewnętrznie w firmie jako jedna z jej niestandardowych formularzy.
Custodian of Petty Cash Fund jest zwykle przełożonym na pewnym poziomie, który zyskał zaufanie firmy. Jest odpowiedzialny za zapewnienie, że każdy grosz Petty Cash Fund jest rozliczany za pośrednictwem potwierdzenia lub drobnego kuponu gotówkowego. Po otrzymaniu odbioru lub innej odpowiedniej dokumentacji od osoby, która wzięła gotówkę, dokumenty powinny być dołączone do kuponu i odpowiednio złożone. Zasadniczo pozostawiono go opiekuna w celu ustalenia odpowiedniego konta księgi głównej, na którą należy pobrać tkupił. Wspólne rachunki księgi głównej na przypadkowe wydatki to materiały biurowe, zwrotek parkingów i inne małe zakupy.
Okresowo powinno nastąpić pojednanie drobnego funduszu gotówkowego przez przełożonego opiekuna. Zapewni to, że wszelkie brakujące pieniądze zostaną zidentyfikowane i znajdujące się wcześnie, podczas gdy problem można nadal poprawić. Ponadto utrzymuje to opiekę pod kontrolą, ponieważ nawet niewielkie ilości gotówki mogą być wykorzystywane. Drobne nadużycie gotówki jest powszechną formą defraudacji na małą skalę i może z łatwością sumować tysiące dolarów brakujących pieniędzy na okres lat