Co to jest kupon drobnej gotówki?
Kupon drobnej gotówki jest umieszczany w funduszu drobnej gotówki za każdym razem, gdy pieniądze są wypłacane z góry na niewielki zakup. Małe środki pieniężne to niewielkie kwoty, zwykle od 100 do 250 USD, przeznaczone na przypadkowe zakupy, aby uniknąć wystawienia czeku lub korzystania z firmowej karty kredytowej. Bony pieniężne plus kwota w funduszu pieniężnym powinny zawsze być równe całkowitej pierwotnej kwocie funduszu.
Drobna gotówka jest zwykle wypłacana na dwa różne sposoby: poprzez zwrot lub zaliczki. Zwrot kosztów następuje, gdy zakup został już dokonany, a dokumentem jest potwierdzenie, że odbiorca jest winien pieniądze. Zaliczki występują, gdy trzeba dokonać niewielkiego zakupu, a pieniądze należy wypłacić przed zakupem. W takim przypadku voucher gotówkowy jest umieszczany w funduszu zamiast wypłacanej kwoty.
W firmie zwykle obowiązują procedury regulujące wykorzystanie i monitorowanie drobnego funduszu gotówkowego. Procedury te szczegółowo określą, jakie informacje są wymagane na kuponie gotówkowym. Zazwyczaj obejmuje to datę wypłaty, a także kwotę, cel i nazwisko odbiorcy. Przykładowy kupon na drobną gotówkę można pobrać online, kupić w sklepie z artykułami biurowymi lub po prostu utworzyć wewnętrznie w firmie jako jedną z jego niestandardowych formularzy.
Depozytariuszem drobnego funduszu gotówkowego jest zazwyczaj organ nadzoru na pewnym poziomie, który zdobył zaufanie firmy. Jest on odpowiedzialny za upewnienie się, że każdy grosz z drobnego funduszu pieniężnego jest rozliczany za pomocą paragonu lub vouchera drobnej gotówki. Po otrzymaniu paragonu lub innej odpowiedniej dokumentacji od osoby, która wzięła gotówkę, dokumenty należy dołączyć do kuponu i odpowiednio złożyć. Zasadniczo depozytariusz musi określić odpowiednie konto księgi głównej, za które ma obciążyć zakup. Wspólne konta księgi głównej dotyczące kosztów ubocznych to artykuły biurowe, zwroty kosztów parkingu i inne drobne zakupy.
Okresowo powinno być uzgodnienie drobnego funduszu gotówkowego przez osobę nadzorującą depozytariusza. Zapewni to, że wszelkie brakujące pieniądze zostaną wcześnie zidentyfikowane i zlokalizowane, a problem będzie można nadal rozwiązać. Ponadto utrzymuje to depozytariusza pod kontrolą, ponieważ nawet niewielkie kwoty gotówki mogą zostać wykorzystane. Drobne nadużycia pieniężne są powszechną formą defraudacji na małą skalę i mogą z łatwością dodać do tysięcy dolarów brakujących pieniędzy na przestrzeni lat, jeśli nie zostaną zaznaczone.