Hvad er en små kontantkupon?
En småkontantkupon placeres i en småkontantfond, hver gang der udbetales penge på forhånd til et lille køb. Små kontantmidler er små penge, normalt mellem $ 100 og $ 250 amerikanske dollars, der er afsat til tilfældige køb for at undgå at skrive en check eller bruge et firmakreditkort. Små kontantkuponer plus mængden af penge inde i småkasse bør altid svare til det samlede oprindelige beløb for fonden.
Små kontanter udbetales normalt på to forskellige måder: gennem refusion eller gennem forskud. Refusion sker, når et køb allerede er foretaget, og en kvittering leveres som dokumentation for, at modtageren skylder pengene. Forskud betales, når der skal foretages et lille køb, og pengene skal udbetales inden købet. I dette tilfælde placeres en små kontantkupon i fonden i stedet for det udbetalte beløb.
Et firma vil typisk have procedurer på plads, der styrer brugen og overvågningen af småkontantfonden. Disse procedurer vil specifikt specificere, hvilke oplysninger der kræves på en lille kontantkupon. Dette inkluderer typisk udbetalingsdatoen samt beløbet, formålet og modtagerens navn. En prøvekatekupon kan downloades online, købes i en kontorartikelforretning eller blot oprettes internt i virksomheden som en af dens brugerdefinerede former.
Depotmand for småkontantfonden er normalt en vejleder på et eller andet niveau, der har tjent firmaets tillid. Han eller hun er ansvarlig for at sikre, at hver krone i småkontantfondet regnskabsføres via en kvittering eller en lille kontantkupon. Når en kvittering eller anden passende dokumentation er modtaget fra den person, der tog kontanterne, skal papirerne vedhæftes kuponen og arkiveres i overensstemmelse hermed. Det overlades normalt depotmanden til at bestemme den passende hovedbokskonto, som købet skal opkræves. Den almindelige hovedbog regnskab for tilfældige udgifter er kontorartikler, parkeringsgodtgørelser og andre små køb.
Med jævne mellemrum skal der foretages en afstemning af småkontantfonden af en tilsynsførende for depotmanden. Dette vil sikre, at eventuelle manglende penge identificeres og placeres tidligt, mens problemet stadig kan rettes. Derudover holder depotmanden i skak, da selv små mængder kontanter kan misbruges. Små kontantmisbrug er en almindelig form for underslag i mindre skala og kan let tilføje op til tusinder af dollars manglende penge over en periode på år, hvis de ikke kontrolleres.