Hvad er en lille kontant voucher?
En lille kontant voucher placeres i en lille kontantfond, når der udbetales penge på forhånd for et lille køb. Petty Cash Funds er små mængder penge, normalt mellem $ 100 og $ 250 amerikanske dollars, der er afsat til tilfældige køb for at undgå at skrive en check eller bruge et firmakreditkort. Petty Cash -værdikuponer plus mængden af penge i den små kontante fond skal altid svare til det samlede oprindelige beløb for fonden.
Petty Cash udbetales normalt på to forskellige måder: gennem refusion eller gennem forskud. Refusion finder sted, når der allerede er foretaget et køb, og der gives en kvittering som dokumentation om, at modtageren skyldes pengene. Der opstår forskudbetalinger, når der skal foretages et lille køb, og pengene skal udbetales forud for købet. I dette tilfælde placeres en lille kontant voucher i fonden i stedet for det udbetalte beløb.
Et selskab vil typisk have procedurer på plads, der styrer brugen og overvågningen af de små kontanterfond. Disse procedurer vil specifikt detaljerede, hvilke oplysninger der kræves på en lille kontant voucher. Dette inkluderer typisk datoen for udbetaling såvel som beløbet, formålet og modtagerens navn. En prøve lille kontantkupon kan downloades online, købes i en kontorforsyningsbutik eller blot oprettes internt inden for virksomheden som en af dens brugerdefinerede former.
Forvalteren for Petty Cash Fund er normalt en vejleder på et eller andet niveau, der har tjent virksomhedens tillid. Han eller hun er ansvarlig for at sikre, at hver krone i den små kontante fond redegøres for via en kvittering eller en lille kontant voucher. Når en kvittering eller anden passende dokumentation er modtaget fra den person, der tog kontanterne, skal papirerne tilknyttes kuponen og arkiveres i overensstemmelse hermed. Det overlades generelt til depotmanden at bestemme den relevante hovedbokskonto, som man skal opkræve than køber. Almindelige hovedbok tegner sig for tilfældige udgifter er kontorartikler, refusion af parkering og andre små køb.
Med jævne mellemrum bør der være en forsoning af den små kontante fond af en vejleder for forvalteren. Dette vil sikre, at eventuelle manglende penge identificeres og placeres tidligt, mens problemet stadig kan rettes. Derudover holder dette depotmand i skak, da selv små mængder kontanter kan misbruges. Petty kontantmisbrug er en almindelig form for underslag i lille skala og kan let tilføje op til tusinder af dollars manglende penge over en periode på år, hvis de ikke er markeret.