Vad är en liten kontantkupong?
En liten kontantkupong placeras i en liten kontantfond när pengar betalas ut i förväg för ett litet köp. Små kontantfonder är små mängder pengar, vanligtvis mellan $ 100 och $ 250 US dollar, avsatt för tillfälliga inköp för att undvika att skriva en check eller använda ett företagskreditkort. Små kontantkuponger plus mängden pengar inom småbindningsfonden bör alltid motsvara det totala ursprungliga beloppet för fonden.
Petty Cash betalas vanligtvis ut på två olika sätt: genom återbetalningar eller genom förskottsbetalningar. Återbetalningar inträffar när ett köp redan har gjorts och ett kvitto tillhandahålls som dokumentation om att mottagaren är skyldig pengarna. Förskottsbetalningar inträffar när ett litet köp måste göras och pengarna måste betalas ut före köpet. I det här fallet placeras en liten kontantkupong i fonden i stället för det belopp som betalas ut.
Ett företag kommer vanligtvis att ha förfaranden på plats som styr användningen och övervakningen av de små kontanternafond. Dessa procedurer kommer att beskriva specifikt vilken information som krävs på en liten kontantkupong. Detta inkluderar vanligtvis datum för utbetalning såväl som beloppet, syftet och mottagarens namn. Ett exempel på små kontantkuponger kan laddas ner online, köpas i en kontorsförsörjningsbutik eller helt enkelt skapas internt inom verksamheten som en av dess anpassade former.
Förvaringarna för småfonden är vanligtvis en handledare på någon nivå som har fått företagets förtroende. Han eller hon är ansvarig för att se till att varje öre av småfonden redovisas via ett kvitto eller en liten kontantkupong. När ett kvitto eller annan lämplig dokumentation har mottagits från personen som tog kontanterna, bör pappersarbetet bifogas till kupongen och lämnas in i enlighet därmed. Det lämnas vanligtvis upp till vårdnadshavaren för att bestämma lämpligt huvudbokskontohan köper. Gemensamma huvudbok står för tillfälliga utgifter är kontorsmaterial, återbetalningar av parkering och andra små inköp.
regelbundet bör det finnas en försoning av småfonden av en handledare av vårdnadshavaren. Detta kommer att säkerställa att eventuella saknade pengar identifieras och ligger tidigt medan problemet fortfarande kan korrigeras. Dessutom håller detta vårdnadshavaren i schack eftersom även små mängder kontanter kan missbrukas. Små kontantmissbruk är en vanlig form av förskingring i liten skala och kan enkelt lägga till tusentals dollar saknade pengar under en period av år om det inte är avmarkerat.