Vad är en småkassokupong?
En småkassokupong placeras i en småkassa när pengar betalas ut i förväg för ett litet köp. Små kontantfonder är små pengar, vanligtvis mellan $ 100 och $ 250 dollar, avsatta för tillfälliga köp för att undvika att skriva en check eller använda ett företag kreditkort. Små kontantkuponger plus mängden pengar inuti småkassa bör alltid vara lika med fondens totala ursprungliga belopp.
Små kontanter betalas vanligtvis ut på två olika sätt: genom återbetalningar eller genom förskottsbetalningar. Återbetalningar sker när ett köp redan har gjorts och ett kvitto tillhandahålls som dokumentation för att mottagaren är skyldig pengarna. Förskottsbetalningar sker när ett litet köp måste göras och pengarna måste betalas ut före köpet. I det här fallet placeras en små kontantkupong i fonden i stället för det utbetalda beloppet.
Ett företag kommer vanligtvis att ha förfaranden på plats som styr användningen och övervakningen av småkassa. Dessa procedurer kommer att specificera specifikt vilken information som krävs för en småkupongkupong. Detta inkluderar vanligtvis datum för utbetalning samt belopp, syfte och mottagarens namn. En provkupongkupong kan laddas ner online, köpas i en kontorsmagasinbutik eller helt enkelt skapas internt inom verksamheten som en av dess anpassade former.
Förvaringsinstitutet för småkassa är vanligtvis en handledare på någon nivå som har förtjänat företagets förtroende. Han eller hon är ansvarig för att säkerställa att varje öre i småkassafonden redovisas via ett kvitto eller en småkassokupong. När ett kvitto eller annan lämplig dokumentation har erhållits från den som tog kontanter, bör pappersarbetet bifogas kupongen och arkiveras i enlighet därmed. Det är i allmänhet upp till vårdnadshavaren att bestämma det lämpliga huvudbokskontot som ska debiteras köpet. Vanliga huvudbok står för tillfälliga kostnader är kontorsmaterial, parkeringsersättningar och andra små inköp.
Med jämna mellanrum bör det ske en försoning av småkassa av en förvaltare av vårdnadshavaren. Detta kommer att säkerställa att eventuella saknade pengar identifieras och lokaliseras tidigt medan problemet fortfarande kan korrigeras. Dessutom håller det vårdnadshavaren i kontroll eftersom även små mängder kontanter kan missbrukas. Små kontantmissbruk är en vanlig form av förskingring i liten skala och kan enkelt lägga till upp till tusentals dollar försvunna pengar under en period av år om de inte avmarkeras.