O que é um comprovante de caixa pequeno?
Um voucher para pequenos fundos é colocado em um fundo de pequenos fundos sempre que o dinheiro é desembolsado antecipadamente para uma pequena compra. Os fundos para pequenos fundos são pequenas quantias de dinheiro, geralmente entre US $ 100 e US $ 250 dólares, reservadas para compras acidentais, para evitar a emissão de um cheque ou o uso do cartão de crédito da empresa. Os comprovantes de caixa insignificante mais a quantidade de dinheiro dentro do fundo de caixa insignificante devem sempre ser iguais ao valor original total do fundo.
Normalmente, os fundos de caixa são desembolsados de duas maneiras diferentes: por meio de reembolsos ou adiantamentos. Os reembolsos ocorrem quando uma compra já foi feita e um recibo é fornecido como documentação de que o destinatário deve o dinheiro. Os adiantamentos ocorrem quando uma pequena compra deve ser feita e o dinheiro precisa ser desembolsado antes da compra. Nesse caso, um vale de pequeno valor é colocado no fundo em vez do valor desembolsado.
Uma empresa normalmente possui procedimentos em vigor que governam o uso e o monitoramento do fundo de caixa pequeno. Esses procedimentos detalham especificamente quais informações são necessárias em um vale de caixa pequeno. Isso normalmente inclui a data do desembolso, bem como a quantia, a finalidade e o nome do destinatário. Um exemplo de comprovante de caixa pequeno pode ser baixado on-line, comprado em uma loja de material de escritório ou simplesmente criado internamente na empresa como um de seus formulários personalizados.
O custodiante do fundo de caixa pequeno é geralmente um supervisor de algum nível que ganhou a confiança da empresa. Ele ou ela é responsável por garantir que cada centavo do fundo de caixa pequeno seja contabilizado através de um recibo ou um vale de caixa pequeno. Depois que um recibo ou outra documentação apropriada for recebida da pessoa que recebeu o dinheiro, a papelada deve ser anexada ao comprovante e arquivada de acordo. Geralmente, fica a cargo do custodiante determinar a conta contábil apropriada na qual cobrar a compra. As contas contábeis comuns de despesas acessórias são material de escritório, reembolsos de estacionamento e outras pequenas compras.
Periodicamente, deve haver uma reconciliação do fundo de caixa pequeno por um supervisor do custodiante. Isso garantirá que qualquer dinheiro perdido seja identificado e localizado com antecedência, enquanto o problema ainda pode ser corrigido. Além disso, isso mantém o custodiante sob controle, já que mesmo pequenas quantidades de dinheiro podem ser abusadas. O abuso de pequenos fundos é uma forma comum de peculato em pequena escala e pode facilmente adicionar milhares de dólares em dinheiro faltando ao longo de um período de anos, se não for verificado.