Was ist ein Geldschein?
Ein Kleingeldgutschein wird immer dann in einen Kleingeldfonds eingelegt, wenn das Geld im Voraus für einen kleinen Einkauf ausgezahlt wird. Kleine Geldbeträge sind kleine Geldbeträge, in der Regel zwischen 100 und 250 US-Dollar, die für gelegentliche Einkäufe vorgesehen sind, um das Ausstellen eines Schecks oder die Verwendung einer Firmenkreditkarte zu vermeiden. Kleingeldgutscheine sowie der Geldbetrag innerhalb des Kleingeldfonds sollten immer dem ursprünglichen Gesamtbetrag des Fonds entsprechen.
Bargeld wird normalerweise auf zwei verschiedene Arten ausgezahlt: durch Rückerstattung oder durch Vorauszahlung. Erstattungen erfolgen, wenn bereits ein Kauf getätigt wurde und eine Quittung als Nachweis dafür vorliegt, dass der Empfänger das Geld geschuldet hat. Vorauszahlungen erfolgen, wenn ein kleiner Kauf getätigt werden muss und das Geld vor dem Kauf ausgezahlt werden muss. In diesem Fall wird anstelle des Auszahlungsbetrags ein Geldschein in den Fonds eingelegt.
In der Regel verfügt ein Unternehmen über Verfahren, die die Verwendung und Überwachung des Portokassenfonds regeln. In diesen Verfahren wird genau beschrieben, welche Informationen auf einem Geldschein erforderlich sind. Dies umfasst in der Regel das Auszahlungsdatum sowie den Betrag, den Zweck und den Namen des Empfängers. Ein Musterbeleg für Kleingeld kann online heruntergeladen, in einem Bürobedarfsgeschäft gekauft oder einfach unternehmensintern als eines der benutzerdefinierten Formulare erstellt werden.
Die Depotbank des Portokassenfonds ist in der Regel eine Aufsichtsbehörde, die das Vertrauen des Unternehmens erworben hat. Er ist dafür verantwortlich, dass jeder Cent der Kasse über eine Quittung oder einen Kassenbeleg abgerechnet wird. Sobald eine Quittung oder eine andere geeignete Dokumentation von der Person eingegangen ist, die das Geld abgenommen hat, sollten die Unterlagen dem Gutschein beigefügt und entsprechend abgelegt werden. Es ist in der Regel der Depotbank überlassen, das entsprechende Hauptbuchkonto zu bestimmen, auf das der Kauf belastet werden soll. Gemeinsame Hauptbuchkonten für Nebenkosten sind Bürobedarf, Parkkostenerstattung und andere kleine Einkäufe.
In regelmäßigen Abständen sollte eine Überleitung des Portemonnaies durch eine Aufsichtsbehörde der Depotbank erfolgen. So wird sichergestellt, dass fehlende Gelder frühzeitig erkannt und lokalisiert werden, solange das Problem noch behoben werden kann. Darüber hinaus hält dies die Depotbank in Schach, da auch geringe Bargeldbeträge missbraucht werden können. Der Missbrauch von Kleingeld ist eine verbreitete Form der Veruntreuung in geringem Umfang und kann über einen Zeitraum von Jahren leicht zu Tausenden von Dollar an fehlendem Geld führen, wenn sie nicht überprüft wird.