Qu'est-ce qu'un bon de petite caisse?
Un bon de petite caisse est placé dans un fonds de petite caisse chaque fois que l’argent est déboursé à l’avance pour un petit achat. Les fonds de petite caisse sont de petites sommes d'argent, généralement entre 100 et 250 dollars US, réservées aux achats accessoires pour éviter de rédiger un chèque ou d'utiliser une carte de crédit d'entreprise. Les bons de petite caisse plus le montant d'argent à l'intérieur du fonds de petite caisse doivent toujours correspondre au montant total initial du fonds.
La petite caisse est généralement versée de deux manières différentes: par remboursement ou par versement anticipé. Les remboursements se produisent lorsqu'un achat a déjà été effectué et qu'un reçu est fourni à titre de documentation indiquant que le destinataire doit l'argent. Les paiements anticipés se produisent lorsqu'un petit achat doit être effectué et que l'argent doit être déboursé avant l'achat. Dans ce cas, un bon de petite caisse est placé dans le fonds à la place du montant décaissé.
Une entreprise aura généralement des procédures en place régissant l'utilisation et la surveillance du fonds de petite caisse. Ces procédures détailleront spécifiquement les informations requises sur un bon de petite caisse. Cela comprend généralement la date du décaissement ainsi que le montant, le but et le nom du destinataire. Un exemple de bon de petite caisse peut être téléchargé en ligne, acheté dans un magasin de fournitures de bureau ou tout simplement créé en interne au sein de l'entreprise sous l'une de ses formes personnalisées.
Le dépositaire du fonds de petite caisse est généralement un superviseur d’un niveau qui a gagné la confiance de la société. Il ou elle est responsable de la comptabilisation de chaque centime de la petite caisse via un reçu ou un bon de petite caisse. Une fois qu'un reçu ou d'autres documents appropriés ont été reçus de la personne qui a pris l'argent, les documents doivent être joints au voucher et classés en conséquence. Il appartient généralement au dépositaire de déterminer le compte approprié du grand livre général sur lequel imputer l’achat. Les comptes courants du grand livre général pour les dépenses accessoires sont les fournitures de bureau, les remboursements de stationnement et d’autres petits achats.
Périodiquement, un superviseur du dépositaire devrait effectuer un rapprochement du fonds de petite caisse. Cela garantira que tout argent manquant est identifié et localisé rapidement, le problème pouvant encore être résolu. De plus, cela garde le gardien sous contrôle puisque même de petites quantités d’argent peuvent être maltraitées. L'abus de petite caisse est une forme courante de détournement de fonds à petite échelle et peut facilement représenter des milliers de dollars d'argent manquant sur plusieurs années s'il n'est pas contrôlé.