Qu'est-ce qu'un petit bon de caisse?
Un bon bon de caisse est placé dans un fonds de petite caisse chaque fois que l'argent est déboursé à l'avance pour un petit achat. Les fonds de Petty Cash sont de petits montants, généralement entre 100 $ et 250 $ US, réservés pour les achats accessoires pour éviter d'écrire un chèque ou d'utiliser une carte de crédit d'entreprise. Les bons de trésorerie plus le montant d'argent à l'intérieur du Fonds Petty Cash devraient toujours être égaux au montant total du fonds.
Petty Cash est généralement décaissé de deux manières différentes: par remboursement ou par des paiements préalables. Les remboursements se produisent lorsqu'un achat a déjà été effectué et qu'un reçu est fourni à la documentation selon laquelle le destinataire est dû à l'argent. Les paiements anticipés se produisent lorsqu'un petit achat doit être effectué et que l'argent doit être déboursé avant l'achat. Dans ce cas, un bon bon en espèces est placé dans le fonds au lieu du montant déboursé.
Une entreprise aura généralement des procédures en place qui régissent l'utilisation et la surveillance de la petite trésoreriefonds. Ces procédures détaillent spécifiquement les informations requises sur un bon bon de caisse. Cela comprend généralement la date de décaissement ainsi que le montant, le but et le nom du destinataire. Un exemple de chèque de petite caisse peut être téléchargé en ligne, acheté dans un magasin de fournitures de bureau, ou simplement créé en interne au sein de l'entreprise comme l'un de ses formulaires personnalisés.
Le gardien du Petty Cash Fund est généralement un superviseur d'un certain niveau qui a gagné la fiducie de l'entreprise. Il ou elle est responsable de s'assurer que chaque centime du Fonds de Petty Cash est comptabilisé via un reçu ou un bon bon de caisse. Une fois qu'un reçu ou une autre documentation appropriée est reçue de la personne qui a pris l'argent, les documents doivent être joints au bon et déposés en conséquence. Il est généralement laissé au gardien de déterminer le compte général du grand livre approprié auquel facturer tIl achète. Les comptes du grand livre général pour les dépenses accessoires sont les fournitures de bureau, les remboursements de stationnement et autres petits achats.
Périodiquement, il devrait y avoir une réconciliation du Petty Cash Fund par un superviseur du gardien. Cela garantira que tout argent manquant est identifié et situé tôt tandis que le problème peut encore être corrigé. De plus, cela maintient le gardien en échec, car même de petites quantités d'argent peuvent être maltraitées. La maltraitance de la petite trésorerie est une forme courante de détournement à une petite échelle et peut facilement augmenter à des milliers de dollars d'argent manquant sur une période de plusieurs années si elle n'est pas contrôlée.