Hva er et småkupongkupong?
En småkontantkupong plasseres i et småkassefond hver gang pengene blir utbetalt på forhånd for et lite kjøp. Små kontantmidler er små beløp, vanligvis mellom $ 100 og $ 250 amerikanske dollar, som er avsatt til tilfeldige kjøp for å unngå å skrive en sjekk eller bruke et firmakredittkort. Små kontantkuponger pluss mengden penger i småkassefondet skal alltid være lik det opprinnelige beløpet til fondet.
Små kontanter utbetales vanligvis på to forskjellige måter: gjennom refusjon eller gjennom forskudd. Refusjoner skjer når et kjøp allerede er gjort og en kvittering er gitt som dokumentasjon på at mottakeren skylder pengene. Forskuddsbetalinger skjer når et lite kjøp må gjøres og pengene må utbetales før kjøpet. I dette tilfellet plasseres en småkupongkupong i fondet i stedet for utbetalt beløp.
Et selskap vil typisk ha prosedyrer på plass som styrer bruk og overvåking av småkassefondet. Disse prosedyrene vil spesifikt spesifisere hvilken informasjon som kreves på et småkupongkupong. Dette inkluderer vanligvis utbetalingsdato så vel som beløp, formål og mottakers navn. Et eksempel på småkupongkuponger kan lastes ned online, kjøpes i en kontorrekvisita butikk, eller ganske enkelt opprettes internt i virksomheten som en av dens tilpassede former.
Depotmannen for småkassefondet er vanligvis en veileder på et eller annet nivå som har tjent selskapet tillit. Han eller hun er ansvarlig for å sikre at hver krone i småkassefondet blir regnskapsført via en kvittering eller et småkupongkupong. Når en kvittering eller annen relevant dokumentasjon er mottatt fra personen som tok kontantene, bør papirene legges ved kupongen og arkiveres deretter. Det overlates vanligvis til depotmottakeren å bestemme hvilken passende hovedbokskonto som skal belastes kjøpet. Vanlige hovedbokregnskap for tilfeldige utgifter er kontorrekvisita, refusjoner for parkering og andre småkjøp.
Med jevne mellomrom bør det være en avstemming av småkontantfondet av en tilsynsfører for depotlederen. Dette vil sikre at eventuelle manglende penger blir identifisert og lokalisert tidlig mens problemet fremdeles kan rettes. I tillegg holder dette depotmannen i sjakk siden selv små mengder kontanter kan misbrukes. Små kontantmisbruk er en vanlig form for underslag i liten skala, og kan lett legge til opptil tusenvis av dollar manglende penger over en periode på år hvis de ikke blir sjekket.