Che cos'è un buono sconto in contanti?
Un buono in contanti piccolo viene inserito in un piccolo fondo in contanti ogni volta che il denaro viene erogato in anticipo per un piccolo acquisto. I piccoli fondi in contanti sono piccole quantità di denaro, di solito tra $ 100 e $ 250 dollari USA, accantonati per acquisti accidentali per evitare di scrivere un assegno o utilizzare una carta di credito aziendale. I buoni in contanti piccoli più la quantità di denaro all'interno del fondo in contanti piccolo devono sempre essere pari all'importo originale totale del fondo.
La piccola quantità di denaro viene solitamente erogata in due modi diversi: attraverso rimborsi o pagamenti anticipati. I rimborsi si verificano quando un acquisto è già stato effettuato e viene fornita una ricevuta come documentazione attestante che il destinatario deve il denaro. I pagamenti anticipati si verificano quando è necessario effettuare un piccolo acquisto e il denaro deve essere erogato prima dell'acquisto. In questo caso, al posto dell'importo erogato viene inserito un buono in contanti di piccole dimensioni.
Una società disporrà in genere di procedure che regolano l'uso e il monitoraggio del piccolo fondo di cassa. Queste procedure descriveranno in dettaglio quali informazioni sono richieste su un buono sconto in contanti. Ciò include in genere la data di erogazione, nonché l'importo, lo scopo e il nome del destinatario. Un buono sconto di esempio può essere scaricato online, acquistato in un negozio di forniture per ufficio o semplicemente creato internamente all'interno dell'azienda come uno dei suoi moduli personalizzati.
Il custode del piccolo fondo di cassa è di solito un supervisore di un certo livello che ha guadagnato la fiducia dell'azienda. Lui o lei è responsabile di assicurare che ogni centesimo del piccolo fondo in contanti sia contabilizzato tramite una ricevuta o un buono in contanti piccolo. Una volta ricevuta la ricevuta o altra documentazione adeguata dalla persona che ha prelevato i contanti, i documenti devono essere allegati al voucher e archiviati di conseguenza. È generalmente lasciato al custode determinare il conto di contabilità generale appropriato a cui addebitare l'acquisto. I conti di contabilità generale comuni per le spese accessorie sono forniture per ufficio, rimborsi di parcheggio e altri piccoli acquisti.
Periodicamente, dovrebbe esserci una riconciliazione del piccolo fondo di cassa da parte di un supervisore della banca depositaria. Ciò assicurerà che eventuali soldi mancanti vengano identificati e localizzati in anticipo mentre il problema può ancora essere corretto. Inoltre, ciò mantiene il custode sotto controllo poiché è possibile abusare anche di piccole quantità di denaro. Un piccolo abuso di denaro è una forma comune di appropriazione indebita su piccola scala e può facilmente aggiungere fino a migliaia di dollari di denaro mancante per un periodo di anni se non viene controllato.