Co je to drobný pokladní doklad?

Pokladní hotovostní poukázka je vložena do drobného hotovostního fondu, kdykoli jsou peníze vyplaceny předem na malý nákup. Drobné hotovostní prostředky jsou malé částky peněz, obvykle mezi 100 a 250 USD v amerických dolarech, vyčleněné na náhodné nákupy, aby se zabránilo psaní šeku nebo použití firemní kreditní karty. Drobné peněžní poukázky plus částka peněz uvnitř drobného peněžního fondu by se měla vždy rovnat celkové původní částce fondu.

Drobná hotovost se obvykle vyplácí dvěma různými způsoby: prostřednictvím náhrad nebo záloh. Vrácení peněz nastane, když již byl nákup proveden a je poskytnuta účtenka jako dokumentace, že příjemci dluží peníze. Zálohové platby nastávají, když je třeba provést malý nákup a peníze musí být vyplaceny před nákupem. V takovém případě se do vyplacené částky vloží do fondu drobný peněžní doklad.

Společnost bude obvykle mít zavedené postupy, které upravují používání a sledování drobného hotovostního fondu. Tyto postupy budou podrobně specifikovat, jaké informace jsou požadovány na drobném pokladním dokladu. To obvykle zahrnuje datum vyplacení, částku, účel a jméno příjemce. Ukázkový drobný hotovostní poukázka si můžete stáhnout online, zakoupit v obchodě s kancelářskými potřebami nebo jednoduše vytvořit interně v rámci firmy jako jednu ze svých vlastních forem.

Depozitář drobného hotovostního fondu je obvykle dohlížitelem na určité úrovni, která získala důvěru společnosti. Je odpovědný za to, že každá penny drobného hotovostního fondu bude zaúčtována prostřednictvím účtenky nebo drobného hotovostního poukazu. Jakmile obdrží osoba, která hotovost přijala, potvrzení nebo jinou příslušnou dokumentaci, doklady by měly být přiloženy k poukazu a odpovídajícím způsobem podány. Obecně je ponecháno na depozitáři, aby určil příslušný účet hlavní knihy, na který se má účtovat nákup. Společnými účty hlavní knihy pro vedlejší výdaje jsou kancelářské potřeby, náhrady za parkování a další drobné nákupy.

Pravidelně by měl docházet k odsouhlasení drobného hotovostního fondu dohlížitelem depozitáře. Tím bude zajištěno, že všechny chybějící peníze budou identifikovány a umístěny brzy, zatímco problém bude stále možné vyřešit. Kromě toho to udržuje správce pod kontrolou, protože i malé množství hotovosti může být zneužito. Zneužívání drobných peněz je běžnou formou zpronevěry v malém měřítku a může snadno přidat až tisíce dolarů chybějících peněz v průběhu let, pokud zůstane nezaškrtnuto.