Hoe kies ik de beste workflowsoftware?
Een workflow is een reeks stappen die zijn uitgevoerd door een of meer mensen die zijn bedacht om het proces dat wordt uitgevoerd zo efficiënt en gemakkelijk mogelijk te maken. De beste workflowsoftware kan een van twee verschillende dingen zijn. Ten eerste kan workflowsoftware software zijn die superieur is in het helpen ontwerpen, volgen en verbeteren van de workflow van een organisatie. Als alternatief kan het het softwareprogramma of pakket zijn dat met zo'n goede interoperabiliteit is ontworpen dat het door zijn doordachte ontwerp de workflow naadloos en gestroomlijnd maakt. Het kiezen van de beste workflowsoftware van de twee verschillende types vereist verschillende benaderingen.
Het eerste type workflowsoftware kan ook BPM-software (Business Process Management) of PMS-software (Project Management Software) zijn. Deze softwarepakketten zijn breed en workflow is slechts een deel van waar ze zich op richten. Daarom moet u, om de beste te kiezen, onderzoeken welke de workflow de behandeling geeft die u nodig heeft. Functies die u in overweging moet nemen, zijn onder meer bruikbaarheid voor uw doeleinden, of het nu bedrijfseigen of open source is, het ontwerp en de kosten. Het is waarschijnlijk de moeite waard om functies buiten de workflow te controleren om te zien of het nuttig kan zijn in andere aspecten van uw bedrijf.
Het tweede type workflowsoftware is een stand-alone programma gemaakt met het oog op interoperabiliteit of een suite die goed is ontworpen en doet wat u nodig hebt. Een voorbeeld van de eerste zou architectonische software zijn die elk mogelijk type bestand dat u nodig heeft kan importeren en elk type bestand dat u misschien binnen uw bedrijf wilt gebruiken of met klanten kunt delen, kunt exporteren. Een softwareproduct met minder import- en exportkeuzes zou de workflow compliceren doordat het werk moet worden geconverteerd in een ander programma, moet worden gescand of opnieuw moet worden ingevoerd om de workflow te behouden.
Een voorbeeld van een softwaresuite die de beste workflow zou bieden, zou een geïntegreerde schrijf- en bewerkingssoftware met bijbehorende lay-outsoftware kunnen zijn. Een goed ontworpen duo zou een vloeiende en vloeiende kopie gemakkelijk maken. Het zou het ook gemakkelijk maken om de lay-out aan te passen en de resulterende wijzigingen te zien zonder eerdere ontwerpen te verliezen, evenals het gemakkelijk maken om materiaal te passen om te passen. Het kiezen van dit soort software vereist planning voor de behoeften van de hele workflow en ze allemaal tegelijk te overwegen.