Hur väljer jag den bästa arbetsflödesmjukvaran?

Ett arbetsflöde är en sekvens av steg som utförs av en eller flera personer som har utformats för att göra processen genomförd så effektiv och enkel som möjligt. Den bästa arbetsflödesmjukvaran kan vara en av två olika saker. För en sak kan arbetsflödesprogramvara vara programvara som är överlägsen när det gäller att utforma, spåra och förbättra arbetsflödet i en organisation. Alternativt kan det vara programvaran eller paketet som är utformat med så god driftskompatibilitet att det genom sin tankeväckande design gör arbetsflödet sömlöst och strömlinjeformat. Att välja den bästa arbetsflödesmjukvaran av de två olika typerna kräver olika tillvägagångssätt.

Den första typen av arbetsflödesmjukvara kan också vara BPM-programvara (Business Process Management) eller Project Management Software (PMS). Dessa programvarupaket är breda och arbetsflödet är bara en del av det de fokuserar på. Därför, för att välja den bästa, måste du utforska för att ta reda på vilken som ger arbetsflödet den behandling du behöver. Funktioner att överväga inkluderar användbarhet för dina ändamål, oavsett om det är äganderätt eller open source, designen och kostnaden. Det är förmodligen värt att kontrollera funktioner utöver arbetsflödet för att se om det kan vara användbart i andra aspekter av ditt företag.

Den andra typen av arbetsflödesmjukvara är antingen ett fristående program gjord med ett öga på interoperabilitet eller en svit som är väl utformad och gör vad du behöver. Ett exempel på det första skulle vara arkitektonisk programvara som kan importera alla möjliga filtyper du behöver och exportera alla filtyper som du kanske vill använda inom ditt företag eller dela med klienter. En mjukvaruprodukt med färre import- och exportval skulle komplicera arbetsflödet genom att kräva att arbetet konverteras i ett annat program, skannas in eller återinmatas för att upprätthålla arbetsflödet.

Ett exempel på en programvarusvit som skulle ge det bästa arbetsflödet kan vara en integrerad skriv- och redigeringsprogramvara med motsvarande layoutprogramvara. En väldesignad duo skulle göra det enkelt att flyta och reflektera. Det skulle också göra det enkelt att justera layout och se de resulterande förändringarna utan att förlora tidigare mönster, samt göra det enkelt att redigera material som passar. Att välja denna typ av programvara kräver planering för hela arbetsflödets behov och beakta dem alla tillsammans.