Wie wähle ich die beste Workflow-Software aus?
Ein Workflow ist eine Abfolge von Schritten, die von einer oder mehreren Personen ausgeführt werden, um die Ausführung des Prozesses so effizient und einfach wie möglich zu gestalten. Die beste Workflow-Software kann eines von zwei verschiedenen Dingen sein. Zum einen kann Workflow-Software eine Software sein, mit der sich der Workflow einer Organisation hervorragend gestalten, nachverfolgen und verbessern lässt. Alternativ kann es sich um ein Softwareprogramm oder -paket handeln, das mit einer derart guten Interoperabilität entworfen wurde, dass durch sein durchdachtes Design der Workflow nahtlos und rationalisiert wird. Die Auswahl der besten Workflow-Software beider Typen erfordert unterschiedliche Ansätze.
Die erste Art von Workflow-Software kann auch Business Process Management (BPM) -Software oder Project Management Software (PMS) -Software sein. Diese Softwarepakete sind breit gefächert und der Workflow ist nur ein Teil dessen, worauf sie sich konzentrieren. Daher müssen Sie herausfinden, welche Methode dem Workflow die von Ihnen gewünschte Behandlung verleiht, um die beste auszuwählen. Zu den zu berücksichtigenden Funktionen gehören die Benutzerfreundlichkeit für Ihre Zwecke, unabhängig davon, ob es sich um proprietäre oder Open Source-Funktionen handelt, das Design und die Kosten. Es lohnt sich wahrscheinlich, Funktionen außerhalb des Workflows zu überprüfen, um festzustellen, ob sie für andere Aspekte Ihres Unternehmens von Nutzen sind.
Die zweite Art von Workflow-Software ist entweder ein eigenständiges Programm, das mit Blick auf die Interoperabilität erstellt wurde, oder eine Suite, die gut konzipiert ist und genau das tut, was Sie benötigen. Ein Beispiel für die erste wäre eine Architektursoftware, die jeden möglichen Dateityp importieren und jeden Dateityp exportieren kann, den Sie möglicherweise in Ihrem Unternehmen verwenden oder für Kunden freigeben möchten. Ein Softwareprodukt mit weniger Auswahlmöglichkeiten beim Importieren und Exportieren würde den Workflow verkomplizieren, da die Arbeit in einem anderen Programm konvertiert, eingescannt oder erneut eingegeben werden muss, um den Workflow aufrechtzuerhalten.
Ein Beispiel für eine Software-Suite, die den besten Workflow bietet, könnte eine integrierte Schreib- und Bearbeitungssoftware mit einer entsprechenden Layoutsoftware sein. Ein gut designtes Duo würde das Fließen und Wiederfließen von Kopien vereinfachen. Außerdem können Sie das Layout leicht anpassen und die daraus resultierenden Änderungen anzeigen, ohne frühere Entwürfe zu verlieren. Außerdem können Sie das Material problemlos bearbeiten, um es anzupassen. Wenn Sie sich für diese Art von Software entscheiden, müssen Sie die Anforderungen des gesamten Workflows planen und alle zusammen berücksichtigen.