Hvordan velger jeg den beste arbeidsflytprogramvaren?
En arbeidsflyt er en sekvens av trinn utført av en eller flere personer som er utviklet for å gjøre prosessen som blir utført så effektiv og enkel som mulig. Den beste arbeidsflytprogramvaren kan være en av to forskjellige ting. For det første kan arbeidsflytprogramvare være programvare som er overlegen når det gjelder å utforme, spore og forbedre arbeidsflyten til en organisasjon. Alternativt kan det være programvaren eller pakken som er designet med så god interoperabilitet at den gjennom sin gjennomtenkte design gjør arbeidsflyten sømløs og strømlinjeformet. Å velge den beste arbeidsflytprogramvaren av de to forskjellige typene krever forskjellige tilnærminger.
Den første typen arbeidsflytprogramvare kan også være BPM-programvare (Business Process Management) eller Project Management Software (PMS). Disse programvarepakkene er brede, og arbeidsflyten er bare en del av det de fokuserer på. Derfor, for å velge den beste, må du utforske for å finne ut hvilken som gir arbeidsflyten den behandlingen du trenger. Funksjoner å vurdere inkluderer brukervennlighet til dine formål, enten det er proprietær eller åpen kildekode, designen og kostnadene. Det er sannsynligvis verdt å sjekke funksjoner utover arbeidsflyten for å se om det kan være til nytte i andre aspekter av virksomheten din.
Den andre typen arbeidsflytprogramvare er enten et frittstående program laget med tanke på interoperabilitet eller en suite som er godt designet og gjør det du trenger. Et eksempel på den første ville være arkitektonisk programvare som kan importere alle mulige filtyper du måtte trenge, og eksportere alle filtyper som du kanskje vil bruke i firmaet eller dele med klienter. Et programvareprodukt med færre import- og eksportvalg vil komplisere arbeidsflyten ved å kreve at arbeidet konverteres til et annet program, skannes inn eller legges inn på nytt for å opprettholde arbeidsflyten.
Et eksempel på en programvarepakke som vil gi den beste arbeidsflyten, kan være en integrert skrive- og redigeringsprogramvare med en tilsvarende layoutprogramvare. En godt designet duo ville gjøre flytende og reflekterende kopi enkelt. Det vil også gjøre det enkelt å justere layout og se de endringene som følger, uten å miste tidligere design, samt gjøre det enkelt å redigere materiale som passer. Å velge denne typen programvare krever planlegging for behovene i hele arbeidsflyten og vurderer dem alle sammen.