Hoe ontwikkel ik een prestatiebeoordelingssysteem?
Een functioneringssysteem is een proces waarbij de prestaties van een medewerker worden vergeleken met doelen en vereisten. Om een dergelijk systeem te ontwikkelen, moet u eerst bepalen wie feedback geeft voor beoordelingen, wie de daadwerkelijke beoordeling uitvoert en hoe vaak beoordelingen worden uitgevoerd. Maak vervolgens een formulier met alle benodigde informatie. Ten slotte moet u een procesdocument ontwikkelen waarin wordt uitgelegd hoe u beoordelingen uitvoert.
Begin de ontwikkeling van uw functioneringssysteem door te bepalen wie informatie voor de beoordeling verstrekt. In sommige systemen vult alleen de directe supervisor van de werknemer het beoordelingsformulier in. Anderen vereisen dat de werknemer een zelfevaluatie uitvoert om mee te gaan met de beoordeling door de leidinggevende. Weer anderen, soms 360-graden beoordelingen genoemd, stellen dezelfde vragen aan een aantal personen, waaronder de supervisor; werknemer; collega's; en, indien van toepassing, klanten. In dit type beoordeling wordt feedback verzameld in één einddocument en beoordeeld met de werknemer.
U moet ook beslissen hoe de resultaten van de beoordeling worden gebruikt, hoe deze aan de werknemer worden geleverd en hoe vaak er beoordelingen plaatsvinden. Supervisors beoordelen gewoonlijk de resultaten van een functioneringsgesprek met de werknemer en plaatsen het beoordelingsformulier vervolgens in het permanente dossier van de werknemer. In sommige bedrijven is de personeelsafdeling verantwoordelijk voor het beoordelen van de resultaten van de beoordeling met de werknemer. Resultaten worden vaak gebruikt bij beslissingen over promotie, loonsverhoging, degradatie of beëindiging.
Het schema waarop beoordelingen worden uitgevoerd, is afhankelijk van het functioneringssysteem. Veel bedrijven voeren jaarlijks beoordelingen uit op de verjaardag van de werknemer. Anderen voeren elk jaar op hetzelfde tijdstip beoordelingen uit bij alle werknemers. Bedrijven voeren gewoonlijk ook een eerste evaluatie uit aan het einde van een proeftijd.
Het beoordelingsformulier is een belangrijk onderdeel van elk beoordelingssysteem. Maak eerst een lijst met algemene prestatievereisten die voor alle of de meeste werknemers van toepassing zijn. Dit kan onder meer de kwaliteit van het werk, de aanwezigheid en andere soortgelijke factoren zijn. Bepaal of deze kwaliteiten worden beoordeeld met behulp van een numeriek systeem of een descriptorsysteem, zoals 'slecht, acceptabel, uitstekend'.
U wilt een sectie toevoegen waarmee supervisors de beoordeling ook kunnen aanpassen aan specifieke functie-eisen. Maak ook een sectie voor opmerkingen en voeg handtekeningregels toe voor zowel de persoon die de beoordeling voltooit als de werknemer. Hetzelfde formulier moet voor alle werknemers worden gebruikt.
Nadat u uw formulier hebt ingevuld, moet u een korte uitleg schrijven over hoe het nieuwe functioneringssysteem werkt. Dit moet omvatten wanneer en hoe het proces te voltooien en specifieke instructies voor het invullen van het formulier. Als de beoordelingsresultaten vertrouwelijk zijn, moet u dit duidelijk vermelden om juridische problemen in de toekomst te voorkomen.