Hvordan utvikler jeg et evalueringssystem for ytelse?
Et evalueringssystem for ytelse er en prosess for å sammenligne en ansattes prestasjoner med faste mål og krav. For å utvikle et slikt system, bør du først avgjøre hvem som vil gi tilbakemelding for avgrensninger, hvem som skal gjennomføre den faktiske gjennomgangen og hvor ofte avgrensninger vil bli utført. Deretter bør du opprette et skjema som inneholder all nødvendig informasjon. Til slutt må du utvikle et prosessdokument som forklarer hvordan du gjennomfører takseringer.
Begynn utviklingen av resultatvurderingssystemet ditt ved å bestemme hvem som skal gi informasjon for gjennomgangen. I noen systemer fyller bare den ansattes direkte veileder gjennomgangsskjemaet. Andre krever at den ansatte gjennomfører en egenvurdering for å gå med veilederens gjennomgang. Atter andre, noen ganger kalt 360-graders vurderinger, stiller de samme spørsmålene til en rekke individer, inkludert veilederen; ansatt; kollegaer; og, hvis aktuelt, klienter. I denne typen gjennomgang blir tilbakemeldinger samlet i et enkelt sluttdokument og gjennomgått med den ansatte.
Du må også bestemme hvordan resultatene av avgrensningen skal brukes, hvordan de skal leveres til den ansatte og hvor ofte avgrensninger vil skje. Veileder gjennomgår ofte resultatene av en resultatvurdering med den ansatte, og plasserer deretter vurderingsformen i den ansattes faste fil. I noen selskaper er personalavdelingen ansvarlig for å gjennomgå resultatene av vurderingen med den ansatte. Resultatene blir ofte brukt i avgjørelser om promotering, lønnsøkning, nedrivning eller oppsigelse.
Tidsplanen for hvilke vurderinger som gjennomføres varierer basert på resultatvurderingssystemet. Mange virksomheter gjennomfører årlig vurderinger på ansattes jubileum. Andre gjennomfører vurderinger på alle ansatte på samme tid hvert år. Selskaper foretar ofte en innledende gjennomgang ved slutten av en prøvetid.
Bedømmelsesformen er en viktig del av ethvert ytelsesvurderingssystem. For å lage skjemaet ditt, lager du først en liste over generelle resultatkrav som vil gjelde for alle eller de fleste ansatte. Dette kan omfatte kvalitet på arbeidet, oppmøte og andre lignende faktorer. Bestem om disse egenskapene skal vurderes ved hjelp av et numerisk system eller et deskriptorsystem, for eksempel "dårlig, akseptabel, enestående."
Du vil legge til et avsnitt som lar ledere tilpasse gjennomgangen til spesifikke jobbkrav også. Du bør også opprette en seksjon for kommentarer og legge til signaturlinjer for både personen som fullfører vurderingen og den ansatte. Den samme skjemaet skal brukes for alle ansatte.
Når du har fullført skjemaet, må du skrive en kort forklaring om hvordan det nye evalueringssystemet for ytelse fungerer. Dette bør omfatte når og hvordan du fullfører prosessen og spesifikke instruksjoner for utfylling av skjemaet. Hvis vurderingsresultatene er ment å være konfidensielle, må du forsikre deg om at du tydelig angir dette for å unngå juridiske problemer i fremtiden.