Hvordan udvikler jeg et præstationsvurderingssystem?
Et præstationsvurderingssystem er en proces til sammenligning af en medarbejders præstationer med fastlagte mål og krav. For at udvikle et sådant system skal du først bestemme, hvem der giver feedback til vurderinger, hvem der foretager den faktiske gennemgang, og hvor ofte vurderingerne vil blive gennemført. Du skal derefter oprette en formular, der indeholder alle nødvendige oplysninger. Endelig skal du udvikle et procesdokument, der forklarer, hvordan man foretager vurderinger.
Begynd udviklingen af dit præstationsvurderingssystem ved at bestemme, hvem der giver oplysninger til gennemgangen. I nogle systemer udfylder kun medarbejderens direkte vejleder gennemgangsformularen. Andre kræver, at medarbejderen gennemfører en selvvurdering for at gå med vejlederens gennemgang. Atter andre, nogle gange kaldet 360-graders anmeldelser, stiller de samme spørgsmål til et antal individer, herunder vejlederen; medarbejder; kollegaer; og i givet fald klienter. I denne type gennemgang samles feedback i et enkelt slutdokument og gennemgås med medarbejderen.
Du bliver også nødt til at beslutte, hvordan resultaterne af vurderingen skal bruges, hvordan de leveres til medarbejderen, og hvor ofte vurderingerne vil ske. Vejledere gennemgår ofte resultaterne af en præstationsvurdering med medarbejderen og placerer derefter vurderingsformularen i medarbejderens permanente fil. I nogle virksomheder er personaleafdelingen ansvarlig for at gennemgå resultaterne af vurderingen med medarbejderen. Resultater bruges ofte i beslutninger om forfremmelse, lønforhøjelse, nedrivning eller ophør.
Tidsplanen, som vurderingerne foretages, varierer afhængigt af præstationsvurderingssystemet. Mange virksomheder foretager årlige anmeldelser på medarbejderens jubilæum. Andre foretager anmeldelser af alle ansatte på samme tid hvert år. Virksomheder foretager også ofte en indledende gennemgang ved afslutningen af en prøvetid.
Bedømmelsesformen er en vigtig del af ethvert præstationsvurderingssystem. For at oprette din formular skal du først oprette en liste over generelle ydelseskrav, der gælder for alle eller de fleste medarbejdere. Dette kan omfatte kvalitet af arbejde, deltagelse og andre lignende faktorer. Bestem, om disse kvaliteter skal vurderes ved hjælp af et numerisk system eller et deskriptorsystem, såsom "dårlig, acceptabel, enestående."
Du ønsker at tilføje et afsnit, der giver lederne mulighed for at tilpasse gennemgangen til specifikke jobkrav. Du skal også oprette et afsnit til kommentarer og tilføje underskriftslinjer for både den person, der afslutter anmeldelsen og den ansatte. Den samme form skal bruges til alle ansatte.
Når du har udfyldt din formular, skal du skrive en kort forklaring om, hvordan det nye præstationsvurderingssystem fungerer. Dette skal omfatte hvornår og hvordan man udfylder processen og specifikke instruktioner til udfyldning af formularen. Hvis vurderingsresultaterne er beregnet til at være fortrolige, skal du sørge for at angive dette tydeligt for at undgå juridiske problemer i fremtiden.