Hoe evalueer ik de prestaties van leveranciers?
De algemene prestaties van de leverancier kunnen worden geëvalueerd door de leverancier te beoordelen op basis van kwaliteit, prijs, levering en service. In grotere organisaties kan de inkoopafdeling een vragenlijst verspreiden onder elke medewerker die een goedgekeurde externe leverancier gebruikt en de medewerker vragen om commentaar op de ervaring. De feedback wordt meestal ingevoerd in het leveranciersbeheersysteem en vormt de basis voor periodieke leveranciersbeoordeling en kwaliteitscontrole. Kleinere bedrijven kunnen een schriftelijke enquête of een informeel systeem van checks and balances gebruiken. Hoe dan ook, een verkoper wordt over het algemeen op dezelfde manier onderworpen aan periodieke evaluatie als een werknemer om ervoor te zorgen dat het werk volgens de normen blijft.
Leveranciersbeheer vindt plaats op een continuüm dat begint met een overeenkomst betreffende te leveren producten, die een duidelijke overdracht van richtlijnen en normen omvat. Voordat u een formele prestatiebeoordeling van leveranciers implementeert, moet u ervoor zorgen dat u uw richtlijnen hebt vastgelegd en dat uw leveranciers op de hoogte zijn van uw verwachtingen. Als u werknemers hebt die rechtstreeks zaken doen met leveranciers en deelnemen aan het evaluatieproces, zorg er dan voor dat zij ook op de hoogte zijn van de richtlijnen. Het vooraf instellen van een prestatienorm maakt een consistentere evaluatie aan de achterkant mogelijk en neemt een deel van de subjectiviteit uit het proces waardoor de resultaten onterecht kunnen worden scheefgetrokken.
Er moet een evaluatie-instrument worden opgesteld. Dit kan een schriftelijke enquête of een vragenlijst zijn, of een reeks vragen die via een mondeling interview zijn gesteld. Een deel van het ontwerp van de tool is de bepaling van hoe het zal worden beheerd. Feedback over leveranciersprestaties kan na elk contact worden verzameld of periodiek worden verzameld. Een vragenlijst die na elk contact wordt gepresenteerd, kan korter zijn, terwijl een vragenlijst over de ervaring van een medewerker met een verkoper gedurende een langere periode wellicht meer details behoeft.
De evaluatie-tool moet feedback vragen over kwaliteit, prijs, levering en service. Kwaliteit moet de tevredenheid van de beoordelaar over de goederen of diensten van de verkoper beïnvloeden. Prijs moet betrekking hebben op de totale kosten van goederen of diensten in vergelijking met de inherente waarde en in vergelijking met de kosten van het gebruik van andere leveranciers. Levering moet rekening houden met beschikbaarheid, doorlooptijd en betrouwbaarheid. Service moet de responsiviteit, professionaliteit, klantenservice en naleving van normen beoordelen.
Misschien is het belangrijkste onderdeel van het evaluatieproces van de leveranciersprestatie het opzetten van een systeem voor het verzamelen, samenvatten en bewaren van de gegevens van de evaluatie-tool. Of u nu feedback van twee werknemers of tweehonderd leveranciersinteracties vraagt, de resultaten moeten worden gesynthetiseerd en gedestilleerd tot een soort cijfer of waardering op een schaal van acceptabele tot onaanvaardbare prestaties. Er zijn softwarepakketten en op internet gebaseerde inhoudssystemen die het hele proces van leveranciersbeheer kunnen vergemakkelijken, maar u kunt het werk ook handmatig doen door een bestand voor de leverancier op te zetten, de enquêtes te verzamelen, de resultaten te beoordelen en een beoordeling toe te wijzen die bepaalt of de verkoper op uw lijst met goedgekeurde leveranciers blijft staan.