Jak ocenić wydajność dostawcy?
Ogólną wydajność dostawcy można ocenić, oceniając go pod względem jakości, ceny, dostawy i usługi. W większych organizacjach dział zakupów może rozesłać kwestionariusz do każdego pracownika, który korzysta z zatwierdzonego zewnętrznego dostawcy, prosząc go o komentarz na temat doświadczenia. Informacje zwrotne są zazwyczaj wprowadzane do systemu zarządzania dostawcami i stanowią podstawę do okresowego przeglądu dostawców i kontroli jakości. Mniejsze firmy mogą skorzystać z pisemnej ankiety lub nieformalnego systemu kontroli i sald. Tak czy inaczej, sprzedawca jest zasadniczo poddawany okresowej ocenie w podobny sposób jak pracownik, aby zapewnić kontynuację pracy zgodnie ze standardami.
Zarządzanie dostawcami odbywa się w sposób ciągły, który rozpoczyna się od umowy dotyczącej wyników, która obejmuje jasne przekazanie wytycznych i standardów. Przed wdrożeniem formalnej oceny wydajności dostawcy upewnij się, że napisałeś wytyczne i że dostawcy są świadomi swoich oczekiwań. Jeśli masz pracowników, którzy mają bezpośredni kontakt z dostawcami i będą uczestniczyć w procesie oceny, upewnij się, że znają również wytyczne. Ustanowienie z góry standardu wydajności umożliwia bardziej spójną ocenę na zapleczu i eliminuje subiektywność z procesu, który może niesprawiedliwie wypaczać wyniki.
Należy opracować narzędzie oceny. Może to być pisemna ankieta lub kwestionariusz lub seria pytań zadawanych podczas rozmowy ustnej. Częścią projektu tego narzędzia jest określenie sposobu jego zarządzania. Informacje zwrotne dotyczące wydajności dostawcy można gromadzić po każdym kontakcie lub okresowo. Kwestionariusz przedstawiany po każdym kontakcie może być krótszy, a taki, który dotyczy doświadczenia pracownika z dostawcą przez dłuższy czas, może wymagać więcej szczegółów.
Narzędzie oceny powinno pozyskiwać informacje zwrotne na temat jakości, ceny, dostawy i obsługi. Jakość powinna uwzględniać zadowolenie oceniającego z towarów lub usług dostawcy. Cena powinna uwzględniać całkowity koszt towarów lub usług w porównaniu z wartością nieodłączną oraz w porównaniu z kosztem korzystania z usług innych dostawców. Dostawa powinna uwzględniać dostępność, czas realizacji i niezawodność. Serwis powinien oceniać szybkość reakcji, profesjonalizm, obsługę klienta i zgodność ze standardami dostawcy.
Być może najważniejszą częścią procesu oceny wydajności dostawcy jest ustanowienie systemu do gromadzenia, podsumowywania i przechowywania danych z narzędzia oceny. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz informacji zwrotnych na temat interakcji dostawcy od dwóch pracowników czy dwustu, wyniki muszą zostać zsyntetyzowane i destylowane do pewnego rodzaju oceny lub oceny w skali od akceptowalnej do niedopuszczalnej wydajności. Istnieją pakiety oprogramowania i internetowe systemy treści, które mogą ułatwić cały proces zarządzania dostawcą, ale można również wykonać tę pracę ręcznie, ustanawiając plik dla dostawcy, zbierając ankiety, przeglądając wyniki i przypisując ocenę, która określi, czy dostawca pozostanie na liście zatwierdzonych dostawców.