Jak hodnotím výkonnost dodavatele?
Celkový výkon dodavatele lze hodnotit hodnocením dodavatele z hlediska kvality, ceny, dodávky a služeb. Ve větších organizacích může nákupní oddělení distribuovat dotazník každému zaměstnanci, který používá schváleného externího prodejce, a požádat zaměstnance, aby se k této zkušenosti vyjádřil. Zpětná vazba je obvykle zadána do systému správy dodavatelů a tvoří základ pro periodické kontroly dodavatelů a kontrolu kvality. Menší společnosti mohou používat písemný průzkum nebo neformální systém kontrol a zůstatků. V každém případě je dodavatel obvykle podrobován pravidelnému hodnocení, a to stejným způsobem jako zaměstnanec, aby zajistil pokračující práci v souladu se standardy.
Řízení dodavatelů se děje na kontinuu, které začíná dohodou o dodávkách, která zahrnuje jasný přenos pokynů a standardů. Než provedete formální kontrolu výkonu dodavatele, ujistěte se, že jste se zavázali k psaní pokynů a že vaši dodavatelé jsou si vědomi vašich očekávání. Pokud máte zaměstnance, kteří jednají přímo s prodejci a účastní se procesu hodnocení, ujistěte se, že jsou také seznámeni s pokyny. Nastavení výkonnostního standardu předem umožňuje důslednější hodnocení na zadní straně a vylučuje část subjektivity z procesu, který může nespravedlivě zkreslit výsledky.
Měl by být vypracován hodnotící nástroj. Může se jednat o písemný průzkum nebo dotazník nebo o řadu otázek, které byly položeny ústním pohovorem. Součástí návrhu nástroje je určení způsobu jeho administrace. Zpětná vazba o výkonu dodavatele může být shromážděna po každém kontaktu nebo periodicky shromažďována. Dotazník, který se předkládá po každém kontaktu, může být kratší, zatímco ten, který se dívá na zkušenosti zaměstnance s prodávajícím po delší dobu, může vyžadovat více podrobností.
Vyhodnocovací nástroj by měl vyžadovat zpětnou vazbu v kvalitě, ceně, dodávce a službě. Kvalita by měla řešit spokojenost hodnotitele s prodejcem zboží nebo služeb. Cena by se měla týkat celkových nákladů na zboží nebo služby ve srovnání s vlastní hodnotou a ve srovnání s náklady na používání jiných prodejců. Dodávka by měla zohledňovat dostupnost, dobu obratu a spolehlivost. Služba by měla hodnotit vnímavost, profesionalitu, zákaznický servis a dodržování norem dodavatele.
Snad nejdůležitější součástí procesu hodnocení výkonnosti dodavatele je vytvoření systému pro sběr, shrnutí a uchování dat z nástroje pro vyhodnocení. Ať už si vyžádáte zpětnou vazbu na interakce prodejců od dvou zaměstnanců nebo dvou set, výsledky musí být syntetizovány a destilovány do určitého stupně nebo hodnocení na stupnici přijatelné až nepřijatelné. Existují softwarové balíčky a internetové obsahové systémy, které mohou usnadnit celý proces správy dodavatelů, ale práci můžete provést také ručně vytvořením souboru pro dodavatele, shromažďováním průzkumů, kontrolou výsledků a přiřazením hodnocení, které určí, zda dodavatel zůstane na vašem seznamu schválených dodavatelů.