Hvordan vurderer jeg leverandørens ytelse?

Samlet leverandørytelse kan evalueres ved å rangere leverandøren med tanke på kvalitet, pris, levering og service. I større organisasjoner kan innkjøpsavdelingen distribuere et spørreskjema til alle ansatte som bruker en godkjent utenforstående leverandør, og be den ansatte kommentere opplevelsen. Tilbakemeldingene blir vanligvis lagt inn i leverandørstyringssystemet og danner grunnlaget for periodisk leverandørgjennomgang og kvalitetskontroll. Mindre selskaper kan bruke en skriftlig undersøkelse eller et uformelt system for kontroller og balanser. Uansett er en leverandør generelt gjenstand for periodisk evaluering på omtrent samme måte som en ansatt for å sikre fortsatt arbeid til standarder.

Selgerledelse skjer på et kontinuum som starter med en avtale om leveranser, som inkluderer en tydelig formidling av retningslinjer og standarder. Før du gjennomfører en formell leverandørevurderingsanmeldelse, må du forsikre deg om at du har forpliktet retningslinjene dine til å skrive, og at leverandørene dine er klar over forventningene dine. Hvis du har ansatte som har direkte kontakt med leverandører og vil delta i evalueringsprosessen, må du sørge for at de også er klar over retningslinjene. Å sette en ytelsesstandard på forhånd muliggjør mer konsistent evaluering på baksiden og tar noe av subjektiviteten ut av prosessen som kan urettferdig skjule resultatene.

Et evalueringsverktøy bør utarbeides. Dette kan være en skriftlig undersøkelse eller et spørreskjema, eller en serie spørsmål som stilles gjennom et muntlig intervju. En del av utformingen av verktøyet er bestemmelsen av hvordan det skal administreres. Tilbakemelding om leverandørytelse kan samles inn etter hver kontakt eller innhentes med jevne mellomrom. Et spørreskjema som blir presentert etter hver kontakt kan være kortere, mens et som ser på en ansattes opplevelse med en leverandør over lengre tid kan trenge flere detaljer.

Evalueringsverktøyet skal anmode om tilbakemelding på kvalitet, pris, levering og service. Kvalitet skal adressere evaluatorens tilfredshet med leverandørens varer eller tjenester. Pris skal adressere den totale kostnaden for varer eller tjenester sammenlignet med iboende verdi og sammenlignet med kostnadene ved bruk av andre leverandører. Levering skal redegjøre for tilgjengelighet, behandlingstid og pålitelighet. Tjeneste skal rangere leverandørens reaksjonsevne, profesjonalitet, kundeservice og overholdelse av standarder.

Kanskje er den viktigste delen av leverandørens evalueringsprosess å etablere et system for å samle inn, oppsummere og beholde dataene fra evalueringsverktøyet. Enten du ber om tilbakemelding på leverandørinteraksjoner fra to ansatte eller to hundre, må resultatene syntetiseres og destilleres ned til en slags karakter eller rangering på en skala av akseptabel til uakseptabel ytelse. Det er programvarepakker og Internett-baserte innholdssystemer som kan lette hele prosessen med leverandøradministrasjon, men du kan også gjøre arbeidet for hånd ved å etablere en fil for leverandøren, samle undersøkelsene, gjennomgå resultatene og tildele en rangering som vil avgjøre om leverandøren forblir på den godkjente leverandørlisten eller ikke.