Comment puis-je évaluer les performances des fournisseurs?
La performance globale du fournisseur peut être évaluée en attribuant une note au fournisseur en termes de qualité, de prix, de livraison et de service. Dans les grandes organisations, le service des achats peut distribuer un questionnaire à tout employé qui utilise un fournisseur externe approuvé, l'invitant à commenter l'expérience. Les commentaires sont généralement entrés dans le système de gestion des fournisseurs et constituent la base de l'examen périodique des fournisseurs et du contrôle de la qualité. Les petites entreprises peuvent utiliser une enquête écrite ou un système informel de freins et de contrepoids. Quoi qu'il en soit, un fournisseur est généralement soumis à une évaluation périodique, à peu près de la même manière qu'un employé, afin de garantir la continuité du travail conformément aux normes.
La gestion des fournisseurs s’inscrit dans un continuum qui commence par un accord concernant les produits à livrer, qui comprend un transfert clair de directives et de normes. Avant de mettre en œuvre une évaluation formelle des performances des fournisseurs, assurez-vous que vous avez bien écrit vos directives et que vos fournisseurs sont au courant de vos attentes. Si vos employés traitent directement avec les fournisseurs et participent au processus d'évaluation, assurez-vous qu'ils sont également au courant des directives. L'établissement d'une norme de performance dès le départ permet une évaluation plus cohérente à l'arrière-plan et élimine une partie de la subjectivité du processus, ce qui peut fausser injustement les résultats.
Un outil d'évaluation devrait être rédigé. Cela peut être une enquête écrite ou un questionnaire, ou une série de questions posées lors d'un entretien oral. Une partie de la conception de l'outil consiste à déterminer comment il sera administré. Les informations sur les performances des fournisseurs peuvent être collectées après chaque contact ou collectées périodiquement. Un questionnaire présenté après chaque contact peut être plus court, tandis que celui qui se base sur l'expérience d'un employé avec un fournisseur sur une plus longue période peut nécessiter plus de détails.
L'outil d'évaluation devrait solliciter des commentaires sur la qualité, le prix, la livraison et le service. La qualité devrait traiter de la satisfaction de l'évaluateur à l'égard des produits ou services du fournisseur. Le prix doit couvrir le coût total des biens ou des services par rapport à la valeur intrinsèque et par rapport au coût d’utilisation des autres fournisseurs. La livraison devrait tenir compte de la disponibilité, du délai d'exécution et de la fiabilité. Le service doit évaluer la réactivité, le professionnalisme, le service à la clientèle et le respect des normes du fournisseur.
L’élément le plus important du processus d’évaluation des performances des fournisseurs est peut-être la mise en place d’un système de collecte, de synthèse et de conservation des données à partir de l’outil d’évaluation. Que vous demandiez des informations sur les interactions des fournisseurs à deux employés ou à deux cents, les résultats doivent être synthétisés et distillés selon un classement ou une évaluation sur une échelle de performances acceptables à inacceptables. Il existe des progiciels et des systèmes de contenu basés sur Internet qui peuvent faciliter l’ensemble du processus de gestion des fournisseurs, mais vous pouvez également effectuer le travail à la main en créant un fichier pour le fournisseur, en collectant les enquêtes, en examinant les résultats et en attribuant une note qui déterminera si le fournisseur reste ou non dans votre liste de fournisseurs approuvés.