Come posso valutare le prestazioni del fornitore?
Le prestazioni complessive del fornitore possono essere valutate valutando il fornitore in termini di qualità, prezzo, consegna e servizio. Nelle organizzazioni più grandi, il reparto acquisti potrebbe distribuire un questionario a qualsiasi dipendente che utilizza un fornitore esterno approvato, chiedendo al dipendente di commentare l'esperienza. Il feedback viene in genere inserito nel sistema di gestione del fornitore e costituisce la base per la revisione periodica del fornitore e il controllo di qualità. Le società più piccole potrebbero utilizzare un'indagine scritta o un sistema informale di controlli e saldi. Ad ogni modo, un venditore è generalmente soggetto a valutazione periodica più o meno allo stesso modo di un dipendente per garantire un lavoro continuo secondo gli standard.
La gestione del fornitore avviene su un continuum che inizia con un accordo relativo ai risultati finali, che include una chiara trasmissione di linee guida e standard. Prima di implementare una revisione formale delle prestazioni dei fornitori, assicurarsi di aver impegnato le linee guida per la scrittura e che i fornitori siano consapevoli delle proprie aspettative. Se hai dipendenti che trattano direttamente con i fornitori e parteciperanno al processo di valutazione, assicurati che siano anche a conoscenza delle linee guida. L'impostazione di uno standard prestazionale iniziale consente una valutazione più coerente sul back-end e elimina parte della soggettività dal processo che può distorcere ingiustamente i risultati.
È necessario elaborare uno strumento di valutazione. Questo può essere un sondaggio scritto o un questionario o una serie di domande poste durante un'intervista orale. Parte del design dello strumento è la determinazione di come verrà amministrato. Il feedback sulle prestazioni del fornitore può essere raccolto dopo ogni contatto o raccolto periodicamente. Un questionario che viene presentato dopo ogni contatto può essere più breve, mentre uno che guarda all'esperienza di un dipendente con un fornitore per un periodo di tempo più lungo potrebbe richiedere maggiori dettagli.
Lo strumento di valutazione dovrebbe sollecitare feedback in termini di qualità, prezzo, consegna e servizio. La qualità dovrebbe affrontare la soddisfazione del valutatore per i beni o servizi del venditore. Il prezzo dovrebbe affrontare il costo totale di beni o servizi rispetto al valore intrinseco e rispetto al costo di utilizzo di altri fornitori. La consegna dovrebbe tenere conto della disponibilità, dei tempi di consegna e dell'affidabilità. Il servizio dovrebbe valutare la reattività, la professionalità, il servizio clienti e l'adesione del fornitore agli standard.
Forse la parte più importante del processo di valutazione delle prestazioni del fornitore è la creazione di un sistema per raccogliere, riepilogare e conservare i dati dallo strumento di valutazione. Indipendentemente dal fatto che si richiedano feedback sulle interazioni con i fornitori da due dipendenti o duecento, i risultati devono essere sintetizzati e distillati fino a una sorta di grado o valutazione su una scala di prestazioni accettabili o inaccettabili. Esistono pacchetti software e sistemi di contenuti basati su Internet che possono facilitare l'intero processo di gestione dei fornitori, ma puoi anche fare il lavoro a mano creando un file per il fornitore, raccogliendo i sondaggi, rivedendo i risultati e assegnando una valutazione che determinerà se il fornitore rimane nell'elenco dei fornitori approvati.