Hoe schrijf ik een afwijzingsbrief voor sollicitanten?
Bedrijven wordt geadviseerd om een afwijzingsbrief voor sollicitanten te schrijven aan alle sollicitanten die ze niet inhuren. Het doel van de brief is om de aanvrager op de hoogte te stellen van de omstandigheden, waardering te tonen en een goede relatie met de aanvrager te onderhouden. De afwijzingsbrief van de sollicitant moet minimaal bevatten:
- Een verklaring dat de sollicitant de baan niet heeft gekregen.
- Een blijk van waardering voor de aanvraag en eventuele interviews.
- De beste wensen voor de aanvrager in zijn voortdurende zoektocht naar werk of professionele ontwikkeling.
- Brieven kunnen ook aanmoediging om opnieuw te solliciteren bevatten, een verzoek om te solliciteren naar een andere huidige functie en persoonlijke gegevens over de dingen die interviewers over de sollicitant waardeerden.
De meeste brieven zijn geschreven in een formele zakelijke stijl. De eerste één tot twee zinnen zijn gewijd aan het informeren van de aanvrager dat iemand anders is aangenomen, en geeft hiervoor een vage reden. "We kunnen u helaas op dit moment een baan aanbieden vanwege het grote aantal gekwalificeerde kandidaten", of enige verandering van deze zin volstaat.
De volgende zinnen moeten de aanvrager bedanken voor het doorlopen van het sollicitatie- / interviewproces. Ze kunnen ook persoonlijk worden aangestuurd, zodat het bedrijf zijn dankbaarheid toont voor het ontmoeten van de aanvrager. Een zin als: "We stelden het op prijs u te ontmoeten en genoten van het horen van uw ideeën over hoe u bij ons bedrijf zou passen", is toepasselijk als dat is wat er is gebeurd. Veel bedrijfsexperts zijn van mening dat de verklaring in dit deel van de afwijzingsbrief van de sollicitant enigszins gepersonaliseerd moet zijn en enige waardering moet uiten voor een feitelijke gebeurtenis tijdens het interview om de afwijzing te verzachten en deze persoonlijk en gratis te maken.
Het laatste essentiële detail is een wens voor het succes van de aanvrager in de toekomst. Dit kan worden uitgedrukt met een eenvoudige uitspraak als: "Wij wensen u blijvend succes in uw beroep (zoeken naar een baan, carrière, enz.)." De afwijzingsbrief van de sollicitant moet dan worden afgesloten met een formele handtekening.
Tussen de uitdrukking van waardering en de wens tot succes, kunnen brieven uitnodigingen bevatten om te solliciteren naar andere huidige banen of om in de toekomst te solliciteren. Deze uitnodigingen zijn een reden om alle brieven te personaliseren en geen formulier te verzenden. Sommige bedrijven verwelkomen de sollicitant niet opnieuw als sollicitatiegesprekken slecht of ongunstig waren, maar ze konden sommige kandidaten erg leuk vinden en konden hen geen werk aanbieden. Het wordt aanbevolen als er een tweede positie openstaat, de werkgever moet dit niet alleen in een brief, maar ook in een telefoongesprek zeggen.
Bedrijven moeten potentiële valkuilen vermijden bij het schrijven van een afwijzingsbrief voor sollicitanten. Ze mogen geen commentaar geven op de ingehuurde persoon / personen of de specifieke kwaliteiten die die persoon tot een betere keuze maakten. Daarin ligt het potentieel voor rechtszaken over oneerlijke wervingspraktijken. Negatief commentaar op de prestaties van de aanvrager is ook slecht geadviseerd. Onthoud het doel bij de hand; informeren, bedanken, wens het goed en laat een goede indruk achter.