Hvordan skriver jeg et brev til ansøgere om afslag?
Virksomheder rådes til at skrive en ansøgning om afvisning til alle ansøgere, de ikke ansætter. Målet med brevet er at informere ansøgeren om omstændighederne, vise påskønnelse og opretholde et godt forhold til ansøgeren. Som minimum skal jobansøgerens afvisningsbrev omfatte:
- En erklæring, som ansøgeren ikke fik jobbet.
- Et udtryk for påskønnelse af ansøgningen og eventuelle interviews.
- Bedste ønsker til ansøgeren i hans fortsatte jobsøgning eller faglige udvikling.
- Brev kan også indeholde opmuntring til at ansøge igen, en anmodning om at ansøge om et andet nuværende job og personlige detaljer om de ting, som interviewere sætter pris på for ansøgeren.
De fleste breve er skrevet i en formel forretningsstil. Den første til to sætninger er afsat til at informere ansøgeren om, at en anden blev ansat og give en vag grund til dette. ”Vi er desværre i stand til at tilbyde dig et job på dette tidspunkt på grund af det høje antal kvalificerede kandidater,” eller en vis permutation af denne sætning er tilstrækkelig.
De næste par sætninger skal takke ansøgeren for at have gennemgået ansøgnings- / interviewprocessen. De kan også instrueres personligt, så virksomheden viser sin taknemmelighed for at komme til at møde ansøgeren. En sætning som: "Vi satte pris på at møde dig og nød at høre dine ideer til, hvordan du ville passe ind i vores selskab," er passende, hvis det var det, der skete. Mange forretningseksperter mener, at erklæringen i denne del af jobansøgerens afvisningsbrev skal være let personaliseret og udtrykke en vis påskønnelse af en faktisk begivenhed under interviewet for at blødgøre afslaget og gøre det personligt og gratis.
Den sidste væsentlige detalje er et ønske om ansøgerens succes i fremtiden. Dette kan udtrykkes med en simpel erklæring som: "Vi ønsker dig løbende succes i dit erhverv (jobsøgning, karriere osv.)." Ansøgers afvisningsbrev skal derefter lukkes med en formel underskrift.
Mellem udtrykket af påskønnelse og ønsket om succes kunne breve omfatte invitationer til at ansøge om andre nuværende job eller til at ansøge om job i fremtiden. Disse invitationer er en af grundene til at personalisere alle breve og ikke sende en formular. Nogle virksomheder glæder sig ikke over, at ansøgeren ansøger igen, hvis intervjuerne var dårlige eller ugunstige, men de har måske virkelig ønsket nogle kandidater og ikke kunne tilbyde dem arbejde. Det anbefales, hvis der er en anden position åben, skal arbejdsgiveren sige det ikke kun i et brev, men også i et telefonopkald.
Virksomheder bør undgå potentielle faldgruber, når de skriver en ansøgning om afvisning. De skal ikke kommentere den / de ansatte eller de specifikke egenskaber, der gjorde personen til et bedre valg. Deri ligger potentialet for retssager om illoyal ansættelsespraksis. Negativ kommentering af ansøgerens præstation anbefales også dårligt. Husk målet ved hånden; informere, tak, ønske godt og efterlade et godt indtryk.