Jak mohu napsat dopis pro odmítnutí uchazeče o zaměstnání?

Společnostem se doporučuje, aby všem uchazečům, které si nepřijali, napsali dopis o odmítnutí uchazeče o zaměstnání. Cílem dopisu je informovat žadatele o okolnostech, prokázat uznání a udržovat s ním dobré vztahy. V dopise o odmítnutí uchazeče o zaměstnání musí být uvedeno alespoň:

• Prohlášení, které uchazeč nezískal.
• Vyjádření ocenění za aplikaci a jakékoli rozhovory.
• Nejlepší přání uchazeče o jeho další hledání zaměstnání nebo profesní rozvoj.
• Dopisy mohou také obsahovat povzbuzení k opětovnému podání žádosti, žádost o zařazení do jiného současného zaměstnání a osobní údaje o věcech, které tazatelé ocenili o uchazeči.

Většina dopisů je psána formálním obchodním stylem. První až dvě věty jsou věnovány informování žadatele o tom, že byl najat někdo jiný, a uvádějí k tomu vágní důvod. "Bohužel vám v tuto chvíli nemůžeme nabídnout práci kvůli vysokému počtu kvalifikovaných kandidátů," nebo nějaká permutace této věty postačuje.

Dalších pár vět by mělo poděkovat žadateli za absolvování procesu žádosti / pohovoru. Mohou být také nasměrovány osobně, aby společnost projevila vděčnost za to, že se setkala s žadatelem. Věta jako: „Vážili jsme si, že jsme se s vámi setkali a rádi jsme si vyslechli vaše nápady, jak by se vám hodila naše společnost,“ je vhodné, pokud k tomu došlo. Mnoho obchodních odborníků má pocit, že prohlášení v této části dopisu o odmítnutí uchazeče o zaměstnání by mělo být mírně personalizované a mělo by být vyjádřeno určité uznání za skutečný výskyt během pohovoru, aby se zmírnilo odmítnutí a učinilo jej osobním a doplňujícím.

Posledním podstatným detailem je přání pro úspěch žadatele v budoucnosti. To lze vyjádřit jednoduchým prohlášením, jako například: „Přejeme vám pokračující úspěch ve vaší profesi (hledání zaměstnání, kariéra atd.).“ Dopis o odmítnutí uchazeče o zaměstnání by měl být uzavřen formálním podpisem.

Mezi vyjádřením uznání a touhou po úspěchu by dopisy mohly zahrnovat pozvánky, které se budou vztahovat na jiná současná pracovní místa nebo se budou ucházet o pracovní místa v budoucnosti. Tyto pozvánky jsou jedním z důvodů přizpůsobení všech dopisů a neodeslání formuláře. Některé společnosti žadatele nezavítají, pokud byly rozhovory špatné nebo nepříznivé, ale možná se některým uchazečům skutečně líbily a nemohly jim nabídnout práci. Doporučuje se, pokud je otevřena druhá pozice, zaměstnavatel by to měl říci nejen dopisem, ale také telefonicky.

Společnosti by se měly při psaní dopisu o odmítnutí uchazeče vyhnout potenciálním úskalím. Neměli by komentovat najaté osoby nebo konkrétní vlastnosti, díky nimž byla tato osoba lepší volbou. V tom spočívá potenciál soudních sporů o nekalých praktikách najímání. Negativně se vyjadřuje k výkonu žadatele. Pamatujte na cíl, který máte po ruce; informujte, děkuji, přeji dobře a zanechá dobrý dojem.