Wat zijn de verschillende manieren om inventaris op te nemen?
Het inventariseren is onderdeel van het basisproces van verantwoord bedrijfsbeheer en -controle. Door periodiek een fysieke telling uit te voeren, is het mogelijk om ervoor te zorgen dat alle relevante items correct worden verantwoord en dat de huidige documenten met betrekking tot de waarde van de inventaris juist zijn. Hier zijn een paar van de verschillende manieren waarop bedrijven dit soort materiaalbeheer door de jaren heen hebben beheerd.
Een aloude benadering van inventarisatie staat bekend als het aantal cycli. Deze methode, die al jaren in textielfabrieken wordt gebruikt, vroeg om regelmatige fysieke inventarisaties van een deel van de materialen die zijn opgeslagen in voorraadwinkels op fabrieksniveau. Veel textielbedrijven beheren hun voorraden door materiaalcodes te gebruiken, wat eenvoudig een eenvoudige manier is om verschillende componenten en materialen te categoriseren die verband houden met de functie van een bepaalde afdeling in de fabriek.
Een typische cyclustelling zou een beperkt aantal materiaalcodes identificeren om elke kalendermaand te inventariseren. De geselecteerde materiaalcodes zouden worden onderworpen aan een fysieke telling, waarbij elke eenheid van elk item onder die codes fysiek wordt geteld. Het resultaat van het aantal cycli wordt vergeleken met de administratie van de ontvangsten en uitgiften van die artikelen, en eventuele verschillen tussen de twee worden genoteerd en afgestemd. Cyclustellingen zijn meestal gestructureerd zodat de gehele inventaris in de loop van het jaar fysiek kan worden geteld, en kan vaak het proces van een jaarlijkse volledige materiaalafstemming veel eenvoudiger maken.
Dankzij het gebruik van moderne software is het ook mogelijk om snel en gemakkelijk een inventaris van een geselecteerde groep items te maken. Het is bijvoorbeeld heel eenvoudig om een afdruk te maken van de hoeveelheid kantoorbenodigdheden die bij de hand moet zijn. Het afgedrukte rapport geeft aan hoeveel van elk item nog op een bepaalde afdeling moet wachten, vanaf de datum waarop het rapport wordt opgehaald. Deze aanpak vereist wel dat alle ontvangsten en uitgiften in de database worden vastgelegd voordat het rapport wordt gegenereerd; anders wordt de telling uitgeschakeld.
Veel bedrijven hanteren een proces dat sterk afhankelijk is van het gebruik van FIFO en LIFO. Acroniemen voor first in last out , en last in first out respectievelijk, dit soort voorraadbeheer is afhankelijk van nauwkeurig vastgelegd wanneer artikelen binnenkomen en wanneer ze worden uitbetaald aan een bepaalde afdeling binnen het bedrijf. Met deze aanpak worden de resterende eenheden van een bepaald item fysiek gecontroleerd nadat de ontvangsten en problemen van de dag zijn ingevoerd in de supply chain-database. Door dit proces kunnen kleine bedrijven die voorraden voor belastingdoeleinden tot een minimum moeten beperken, altijd precies weten wat ze bij de hand hebben en actie ondernemen als een aanzienlijk bedrag van een bepaald item niet kan worden verantwoord.
Inventarisatieprocessen kunnen zeer uitgebreid of zeer eenvoudig zijn, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf. Door het juiste type volgsysteem en software te kiezen en regelmatig fysiek eenheden te tellen, is het mogelijk om ervoor te zorgen dat de materiaalrecords te allen tijde nauwkeurig worden bewaard. Dit maakt het waarderen van alle soorten voorraden, variërend van grondstoffen tot eindproducten, veel eenvoudiger dan anders het geval zou zijn.