Quali sono i diversi modi di fare l'inventario?
Fare l'inventario fa parte del processo di base della gestione e del controllo aziendali responsabili. Effettuando periodicamente un conteggio fisico, è possibile assicurarsi che tutti gli articoli pertinenti siano adeguatamente contabilizzati e che i documenti correnti relativi al valore dell'inventario siano accurati. Ecco alcuni dei diversi modi in cui le aziende hanno gestito questo tipo di controllo dei materiali nel corso degli anni.
Un approccio consolidato per fare l'inventario è noto come conteggio dei cicli. Utilizzato per molti anni negli impianti tessili, questo approccio prevedeva la realizzazione di inventari fisici regolari di una parte dei materiali immagazzinati nei negozi di approvvigionamento a livello di impianto. Molte aziende tessili gestiscono le loro forniture utilizzando i cosiddetti codici materiale, che è semplicemente un modo semplice per classificare vari componenti e materiali associati alla funzione di un determinato reparto nello stabilimento.
Un conteggio dei cicli tipico identificherebbe un numero limitato di codici materiale da inventariare ogni mese di calendario. I codici materiale selezionati sarebbero soggetti a un conteggio fisico, con ogni unità di ciascun articolo elencata sotto quei codici conteggiati fisicamente. Il risultato del conteggio dei cicli viene confrontato con le registrazioni conservate delle entrate e delle emissioni di tali elementi e le eventuali differenze tra i due vengono annotate e riconciliate. I conteggi dei cicli sono generalmente strutturati per consentire di conteggiare fisicamente l'intero inventario nel corso dell'anno e spesso possono rendere molto più semplice il processo di riconciliazione annuale dei materiali nei negozi completi.
Grazie all'utilizzo di software moderni, è anche possibile fare rapidamente l'inventario di un gruppo selezionato di articoli con grande facilità. Ad esempio, generare una stampa della quantità di forniture per ufficio che dovrebbe essere a portata di mano è molto semplice. Il rapporto stampato rifletterà la quantità di ciascun articolo in attesa di essere inviato a un determinato reparto, a partire dalla data di estrazione del rapporto. Questo approccio richiede che tutte le entrate e le emissioni vengano registrate nel database prima che il report venga generato; in caso contrario, il conteggio sarà disattivato.
Molte aziende utilizzano un processo che si basa fortemente sull'uso di FIFO e LIFO. Acronimi per primo in ultimo in uscita , e ultimo in primo in uscita rispettivamente, questo tipo di gestione delle scorte si basa su una registrazione accurata quando arrivano gli articoli e quando vengono erogati a un determinato reparto all'interno dell'azienda. Con questo approccio, le restanti unità di un determinato articolo vengono controllate fisicamente dopo che le entrate e le emissioni del giorno sono state inserite nel database della catena di approvvigionamento. Questo processo consente spesso alle piccole imprese che devono limitare al minimo le scorte a fini fiscali di sapere sempre esattamente cosa hanno a portata di mano e di agire se non è possibile contabilizzare un importo significativo di un determinato articolo.
I processi di inventario possono essere molto elaborati o molto semplici, a seconda delle esigenze dell'azienda. Scegliendo il giusto tipo di sistema di tracciamento e software ed essendo diligente nel contare fisicamente le unità su base regolare, è possibile assicurarsi che le registrazioni dei materiali siano sempre accurate. Ciò rende la valutazione di tutti i tipi di inventario, dalle materie prime ai prodotti finiti, molto più semplice di quanto sarebbe altrimenti.