Jakie są różne sposoby dokonywania inwentaryzacji?
Inwentaryzacja jest częścią podstawowego procesu odpowiedzialnego zarządzania przedsiębiorstwem i kontroli. Przez okresowe przeprowadzanie fizycznego zliczania można upewnić się, że wszystkie odpowiednie pozycje są właściwie rozliczane, a aktualne dokumenty związane z wartością zapasów są dokładne. Oto kilka różnych sposobów, w jakie firmy zarządzały tego rodzaju kontrolą materiałów na przestrzeni lat.
Jedno z uświęconych metod przeprowadzania inwentaryzacji jest znane jako liczba cykli. Podejście to, stosowane od wielu lat w zakładach włókienniczych, wymagało regularnych fizycznych spisów części materiałów przechowywanych w magazynach zaopatrzenia na poziomie zakładu. Wiele firm tekstylnych zarządza dostawami za pomocą tak zwanych kodów materiałowych, co jest po prostu łatwym sposobem kategoryzacji różnych komponentów i materiałów związanych z funkcją danego działu w zakładzie.
Typowa liczba cykli określałaby ograniczoną liczbę kodów materiałów do inwentaryzacji w każdym miesiącu kalendarzowym. Wybrane kody materiałów podlegałyby liczeniu fizycznemu, przy czym każda jednostka każdego elementu wymieniona w tych kodach byłaby liczona fizycznie. Wynik liczenia cykli jest porównywany z prowadzonymi rejestrami przychodów i wydań tych pozycji, a wszelkie różnice między nimi są odnotowywane i uzgadniane. Liczby cykli są zwykle ustrukturyzowane, aby umożliwić fizyczne zliczenie całego zapasów w ciągu roku i często mogą znacznie ułatwić proces corocznego uzgadniania materiałów z pełnych sklepów.
Dzięki zastosowaniu nowoczesnego oprogramowania można również z łatwością z łatwością dokonać inwentaryzacji wybranej grupy przedmiotów. Na przykład wygenerowanie wydruku ilości materiałów biurowych, które powinny być pod ręką, jest bardzo proste. Wydrukowany raport będzie odzwierciedlał, ile każdego elementu powinno jeszcze oczekiwać na wydanie w danym dziale, od daty pobrania raportu. Podejście to wymaga, aby wszystkie przychody i problemy były rejestrowane w bazie danych przed wygenerowaniem raportu; w przeciwnym razie licznik zostanie wyłączony.
Wiele firm stosuje proces, który w dużej mierze opiera się na wykorzystaniu FIFO i LIFO. Akronimy odpowiednio dla pierwszego wejścia i ostatniego wejścia, ten rodzaj zarządzania zapasami opiera się na dokładnym zapisaniu, kiedy towary zostaną dostarczone i kiedy zostaną wydane do danego działu w firmie. Dzięki takiemu podejściu pozostałe jednostki danego towaru są fizycznie sprawdzane po przyjęciu dziennych wpływów i wprowadzeniu problemów do bazy danych łańcucha dostaw. Proces ten często pozwala małym firmom, które muszą utrzymywać zapasy na minimalnym poziomie, aby dla celów podatkowych zawsze wiedział dokładnie, co mają pod ręką i podejmować działania, jeśli znaczna część danego produktu nie może zostać rozliczona.
Procesy magazynowe mogą być bardzo skomplikowane lub bardzo proste, w zależności od potrzeb firmy. Wybierając odpowiedni rodzaj systemu śledzenia i oprogramowania oraz staranność w fizycznym zliczaniu jednostek regularnie, można upewnić się, że rejestry materiałów są zawsze dokładne. To sprawia, że wycena wszystkich rodzajów zapasów, od surowców po produkty gotowe, jest o wiele łatwiejsza niż byłoby inaczej.