Hvad er de forskellige måder at tage inventar på?
At optage inventar er en del af den grundlæggende proces med ansvarlig forretningsstyring og kontrol. Ved periodisk at udføre en fysisk optælling er det muligt at sikre sig, at alle relevante poster er korrekt bogført, og at de aktuelle dokumenter, der er relateret til beholdningens værdi, er nøjagtige. Her er et par af de forskellige måder, virksomheder har administreret denne type materialekontrol gennem årene.
En gang æret tilgang til at tage inventar er kendt som et cyklusantal. Anvendt i mange år i tekstilplanter krævede denne fremgangsmåde regelmæssige fysiske varebeholdninger af en del af de materialer, der er opbevaret i forsyningslagre på planteniveau. Mange tekstilvirksomheder administrerer deres forsyninger ved hjælp af såkaldte materialekoder, som simpelthen er en nem måde at kategorisere forskellige komponenter og materialer, der er forbundet med funktionen af en given afdeling i anlægget.
Et typisk cyklustælling ville identificere et begrænset antal materialekoder til opgørelse hver kalendermåned. De valgte materialekoder ville være underlagt en fysisk optælling, idet hver enhed af hvert element er anført under disse koder fysisk talt. Resultatet af cyklustællingen sammenlignes med poster, der føres over modtagelser og udstedelser af disse poster, og eventuelle forskelle mellem de to bemærkes og afstemmes. Cyklustællinger er normalt struktureret, så hele lagerbeholdningen tælles fysisk i løbet af året, og kan ofte gøre processen med at udføre en årlig fuld afstemning af materialer afstemning meget lettere.
Takket være brugen af moderne software er det også muligt hurtigt at foretage en fortegnelse over en udvalgt gruppe af varer med stor lethed. For eksempel er det meget simpelt at generere en udskrift af mængden af kontorartikler, der skal være til rådighed. Den trykte rapport vil afspejle, hvor meget af hver vare, der stadig venter på udsendelse til en given afdeling, fra den dato, hvor rapporten trækkes. Denne tilgang kræver, at alle kvitteringer og udgaver registreres i databasen, før rapporten genereres; Ellers er tællingen slået fra.
Mange virksomheder anvender en proces, der i høj grad er afhængig af brugen af FIFO og LIFO. Forkortelser for henholdsvis først i sidste ud og sidst til først ud afhænger denne type lagerstyring nøjagtigt, når der ankommer varer, og når de udbetales til en given afdeling i virksomheden. Med denne tilgang kontrolleres de resterende enheder af en given vare fysisk efter dagens modtagelser og problemer er blevet indtastet i forsyningskædedatabasen. Denne proces giver ofte små virksomheder, der er nødt til at holde varebeholdninger til et minimum af skattemæssige formål, altid at vide nøjagtigt, hvad de har på hånden, og til at gribe ind, hvis der ikke kan redegøres for et betydeligt beløb af en given vare.
Beholdningsprocesser kan være meget detaljerede eller meget enkle, afhængigt af virksomhedens behov. Ved at vælge den rigtige type sporingssystem og software og ved at være omhyggelig med at tælle enheder regelmæssigt er det muligt at sikre sig, at materialeregistreringerne holdes nøjagtige til enhver tid. Dette gør værdiansættelse af alle typer varebeholdninger, lige fra råvarer til færdige varer, meget lettere end det ellers ville være.