Wat is een inkoopcentrum?
Een inkoopcentrum is een groep mensen in een organisatie die verantwoordelijk is voor het doen van aankopen. Centra bestaan meestal uit meerdere personen. Elk lid van het inkoopcentrum speelt een specifieke rol in de aankoopbeslissing. Deze rollen omvatten poortwachters, gebruikers, aankoopbeïnvloeders, beslissers of kopers.
Bedrijven kunnen meer dan één inkoopcentrum hebben. Ze kunnen worden gescheiden op basis van functie, locatie, klant of bedrijfseenheid. Wanneer leveranciers en leveranciers proberen hun producten en diensten aan een bedrijf te verkopen, moeten ze de personen identificeren die bevoegd zijn om beslissingen te nemen over de aankoop van een bedrijf. Een hoveniersbedrijf dat bijvoorbeeld een contract voor gazonverzorging met een bedrijf voor commercieel vastgoedbeheer wil afsluiten, moet mogelijk een administratief medewerker raadplegen om de naam van de beheerder te achterhalen.
In dit voorbeeld zou het bedrijf voor onroerend goedbeheer het door de tuinarchitect beoogde inkoopcentrum zijn. De administratief medewerker zou een poortwachter zijn, omdat hij verantwoordelijk is voor het screenen van biedingsverzoeken en berichten die worden doorgegeven aan zijn baas. De manager van het winkelcentrum kan zowel als beslisser als als koper worden beschouwd. Een property manager beoordeelt meestal servicebiedingen, neemt een beslissing en koopt de services door een contract te ondertekenen.
Beïnvloeders zijn leden van een inkoopcentrum die beslissers en kopers kunnen overtuigen tijdens het besluitvormingsproces. In het voorbeeld van het commerciële winkelcentrum, als de beheerder van het onroerend goed klein genoeg is, kan de administratief medewerker ook een beïnvloeder van de aankoop zijn. Hij kan zijn mening uiten tegen zijn baas met betrekking tot alle voorkennis en persoonlijke ervaring die hij heeft met de verkoper, evenals eventuele eerste indrukken die hij ontving bij contact met de vertegenwoordiger van de tuinarchitect.
Gebruikers zijn de mensen die direct met de gekochte producten of diensten zullen werken. In een kantooromgeving kan een koper in feite ook een gebruiker zijn. Veel administratieve assistenten worden bijvoorbeeld belast met het bestellen van benodigdheden voor kantoor, zoals kopieerpapier, enveloppen en nietjes. Ze zijn een van de vele kantoormedewerkers die deze producten dagelijks gebruiken. Dit is de reden waarom leveranciers en leveranciers doorgaans vragen wie verantwoordelijk is voor het nemen van bepaalde aankoopbeslissingen tijdens hun verkoopgesprekken.
Er zijn enkele gevallen waarin een werknemer een beslisser kan zijn, maar input en autoriteit van iemand anders in het bedrijf nodig heeft. Sommige organisaties kunnen bijvoorbeeld goedkeuring van een leidinggevende vereisen voor alle aankopen boven een bepaald geldbedrag. De leidinggevende neemt niet echt de aankoopbeslissing, dus wordt hij niet als een beslisser beschouwd. Hij is echter de koper, omdat hij degene is die autorisatie verleent voor de aankoop.