Wat is een inkoopfactuur?

Een factuur voor een inkooporder is een document dat wordt gebruikt bij zakelijke transacties. De naam van dit document komt voort uit het feit dat een inkoopordernummer is opgenomen. Dit nummer zal dan worden gebruikt gedurende de transactie. Het is mogelijk om op elk gewenst moment meerdere inkooporderfacturen te hebben tussen een koper en een verkoper. Een dergelijk document kan worden gebruikt voor goederen of voor diensten.

Opdat een contract legaal is, moet er een aanbod en een acceptatie zijn. De uitwisseling van geld en goederen tussen een koper en een leverancier is een contract. In een dergelijke situatie kan de factuur van de bestelling worden beschouwd als een aanbieding omdat de koper bereid is een bepaald aantal bepaalde goederen tegen een bepaalde prijs te kopen. De leverancier aanvaardt door de bestelling uit te voeren, een factuur op te stellen en betaling te ontvangen.

Een factuur voor een inkooporder bevat over het algemeen veel informatie. De koper moet duidelijk worden geïdentificeerd, inclusief zijn contactgegevens. Daarnaast is er meestal ruimte voor het verzendadres, omdat bedrijven mogelijk meerdere vestigingen hebben. Het inkoopordernummer is een zeer belangrijk stuk informatie dat u normaal bovenaan of in de buurt van het document vindt.

De persoon die de bestelling plaatst, moet op de factuur worden vermeld. Speciale voorwaarden die van toepassing zijn op de transactie zijn over het algemeen opgenomen. De bestelling moet grondig worden beschreven, inclusief de namen van artikelen of services, de hoeveelheid, sku-nummers en prijzen. De koper kan ook belasting, verzendkosten en andere kosten berekenen.

Een inkoopfactuur kan zowel de koper als de verkoper beschermen. Voor de koper is er bewijs dat hij om een ​​bepaald aantal specifieke producten heeft gevraagd en verwachtte een specifieke prijs te betalen. Als de verkoper andere producten of diensten levert of probeert de prijs te verhogen, heeft de koper een document dat zijn oorspronkelijke aanbieding registreert. De verkoper wordt beschermd omdat zonder een dergelijk document de koper goederen zou kunnen vragen en vervolgens weigeren deze te accepteren of te betalen.

Er kunnen meerdere inkooporderfacturen bestaan ​​omdat een koper nieuwe bestellingen kan plaatsen voordat eerdere bestellingen zijn ingevuld. Stel bijvoorbeeld dat Charlie's onderhoud een contract krijgt om een ​​dak te vervangen. Charlie kan een factuur voor een inkooporder gebruiken om de benodigdheden voor de taak aan te vragen. Later die dag kon Charlie's Maintenance een ander contract krijgen om een ​​dock te repareren. De benodigdheden die voor deze taak nodig zijn, worden waarschijnlijk op een andere factuur voor een inkooporder geplaatst.

Dit onderstreept het belang van het inkoopordernummer. Wanneer de twee partijen communiceren, wordt dit nummer meestal gebruikt om verwarring weg te nemen. Dit omvat wanneer vragen worden gesteld met betrekking tot de bestelstatus, wanneer backordermeldingen worden verzonden en wanneer facturen worden uitgegeven.