Hva er en innkjøpsordrefaktura?
En innkjøpsordrefaktura er et dokument som brukes i forretningstransaksjoner. Navnet på dette dokumentet stammer fra det faktum at et innkjøpsordrenummer er inkludert. Dette nummeret vil da bli brukt i løpet av transaksjonen. Det er mulig å ha en rekke innkjøpsordrefakturaer mellom kjøper og selger til enhver tid. Et slikt dokument kan brukes til varer eller for tjenester.
For at en kontrakt skal være lovlig, må det være et tilbud og en aksept. Utveksling av penger og varer mellom kjøper og leverandør er en kontrakt. I en slik situasjon kan innkjøpsordrefakturaen sees på som et tilbud fordi kjøperen uttrykker vilje til å kjøpe et spesifisert beløp av visse varer til en viss pris. Leverandøren aksepterer ved å oppfylle bestillingen, utstede en regning og motta betaling.
En innkjøpsordrefaktura inneholder vanligvis mange opplysninger. Kjøperen skal tydelig identifiseres, inkludert hans kontaktinformasjon. I tillegg til dette er det vanligvis et rom for forsendelsesadressen siden virksomheter kan ha mer enn ett arbeidssted. Innkjøpsordrenummeret er en veldig viktig informasjon som du vanligvis finner øverst i eller i dokumentet.
Personen som bestiller skal være oppført på fakturaen. Spesielle vilkår som gjelder for transaksjonen er vanligvis inkludert. Bestillingen bør skisseres grundig, inkludert navn på varer eller tjenester, mengde, sku-tall og priser. Kjøperen kan også beregne skatt, frakt og håndtering og andre kostnader.
En innkjøpsordrefaktura kan beskytte både kjøper og selger. På kjøperens vegne er det bevis på at han ba om et visst antall spesifikke produkter og forventet å betale en spesifikk pris. Hvis selgeren leverer andre produkter eller tjenester eller prøver å øke prisen, vil kjøperen ha et dokument som registrerer hans opprinnelige tilbud. Selgeren er beskyttet fordi uten et slikt dokument kjøperen kunne be om varer og deretter nekte å godta eller betale for dem.
Det kan være mange innkjøpsordrefakturaer fordi en kjøper kan legge inn nye ordrer før tidligere ordrer er fylt ut. Si for eksempel at Charlie's Maintenance får en kontrakt om å skifte ut et tak. Charlie kan bruke en bestillingsfaktura for å be om rekvisita for jobben. Senere samme dag kunne Charlies vedlikehold få en ny kontrakt for å reparere en dock. Rekvisitaene som trengs for denne jobben vil sannsynligvis bli plassert på en annen faktura for innkjøpsordre.
Dette fremhever viktigheten av innkjøpsordrenummeret. Hver gang de to partene kommuniserer, vil dette tallet vanligvis brukes til å eliminere forvirring. Dette inkluderer når det stilles spørsmål angående ordrestatus, når varsel om restordre sendes og når det utstedes regninger.