Qu'est-ce qu'une facture de bon de commande?
Une facture de bon de commande est un document utilisé dans les transactions commerciales. Le nom de ce document provient du fait qu’un numéro de commande est inclus. Ce numéro sera ensuite utilisé pendant toute la durée de la transaction. Il est possible d’avoir de nombreuses factures de commande entre un acheteur et un vendeur à tout moment. Un tel document peut être utilisé pour des biens ou des services.
Pour qu'un contrat soit légal, il faut une offre et une acceptation. L'échange d'argent et de biens entre un acheteur et un fournisseur est un contrat. Dans une telle situation, la facture du bon de commande peut être considérée comme une offre, car l'acheteur exprime la volonté d'acheter un certain montant de certains biens à un certain prix. Le fournisseur accepte en exécutant la commande, en émettant une facture et en recevant le paiement.
Une facture de bon de commande contient généralement de nombreuses informations. L'acheteur doit être clairement identifié, y compris ses coordonnées. En plus de cela, il y a généralement un espace prévu pour l'adresse de livraison, car les entreprises peuvent avoir plus d'un lieu d'opération. Le numéro de commande est une information très importante que l'on trouve normalement en haut ou près du haut du document.
La personne qui passe la commande doit figurer sur la facture. Les conditions spéciales applicables à la transaction sont généralement incluses. La commande doit être soigneusement décrite, y compris le nom des articles ou des services, la quantité, les numéros de référence et les prix. L'acheteur peut également calculer les taxes, les frais d'expédition et de manutention, ainsi que d'autres frais.
Une facture de bon de commande peut protéger à la fois l'acheteur et le vendeur. Au nom de l'acheteur, il est prouvé qu'il avait demandé un certain nombre de produits spécifiques et s'attendait à payer un prix déterminé. Si le vendeur fournit d’autres produits ou services ou tente d’augmenter le prix, l’acheteur disposera d’un document qui enregistre son offre initiale. Le vendeur est protégé car, sans un tel document, l’acheteur pourrait demander des marchandises puis refuser de les accepter ou de les payer.
De nombreuses factures de bons de commande peuvent exister car un acheteur peut passer de nouvelles commandes avant que les commandes précédentes soient exécutées. Par exemple, supposons que Charlie's Maintenance obtienne un contrat pour remplacer un toit. Charlie peut utiliser une facture de bon de commande pour demander les fournitures pour le travail. Plus tard dans la journée, Charlie's Maintenance pourrait obtenir un autre contrat pour réparer un quai. Les fournitures nécessaires à ce travail seraient probablement placées sur une facture de bon de commande différente.
Cela souligne l’importance du numéro de commande. Chaque fois que les deux parties communiquent, ce numéro sera généralement utilisé pour éliminer toute confusion. Cela inclut le moment où des requêtes sont faites concernant le statut de la commande, l'envoi des avis de réapprovisionnement et le moment où les factures sont émises.