Hvad er en faktura for indkøbsordrer?
En købsordrefaktura er et dokument, der bruges i forretningstransaktioner. Navnet på dette dokument stammer fra det faktum, at et indkøbsordrenummer er inkluderet. Dette nummer vil derefter blive brugt i hele transaktionens varighed. Det er muligt at have adskillige fakturaer for købsordrer mellem en køber og sælger på ethvert givet tidspunkt. Et sådant dokument kan bruges til varer eller til tjenester.
For at en kontrakt skal være lovlig, skal der være et tilbud og en accept. Udveksling af penge og varer mellem en køber og leverandør er en kontrakt. I en sådan situation kan købsordrefakturaen ses som et tilbud, fordi køberen udtrykker en villighed til at købe et bestemt antal af visse varer til en bestemt pris. Leverandøren accepterer ved at udføre ordren, udstede en regning og modtage betaling.
En købsordrefaktura indeholder generelt adskillige oplysninger. Køberen skal klart identificeres, inklusive hans kontaktoplysninger. Derudover er der normalt en plads til forsendelsesadressen, da virksomhederne måske har mere end et arbejdssted. Indkøbsordrenummeret er et meget vigtigt stykke information, der normalt findes øverst på dokumentet.
Den person, der foretager ordren, skal være angivet på fakturaen. Særlige betingelser, der gælder for transaktionen, er generelt inkluderet. Ordren skal beskrives grundigt med navnene på varer eller tjenester, mængde, sku-numre og priser. Køberen kan også beregne skat, forsendelse og håndtering og andre omkostninger.
En købsordrefaktura kan beskytte både køberen og sælgeren. På købers vegne er der beviser for, at han bad om et vist antal specifikke produkter og forventede at betale en bestemt pris. Hvis sælgeren leverer andre produkter eller tjenester eller forsøger at hæve prisen, vil køberen have et dokument, der registrerer hans oprindelige tilbud. Sælgeren er beskyttet, fordi køberen uden et sådant dokument kunne anmode om varer og derefter nægte at acceptere eller betale for dem.
Der kan eksistere talrige fakturaer for indkøbsordrer, fordi en køber kan placere nye ordrer, før tidligere ordrer er udfyldt. Sig f.eks. Charlie's Maintenance får en kontrakt om udskiftning af et tag. Charlie kan bruge en ordrefaktura til at anmode om forsyningerne til jobbet. Senere samme dag kunne Charlies vedligeholdelse få en ny kontrakt til reparation af en dock. De forsyninger, der er nødvendige til dette job, vil sandsynligvis blive placeret på en anden faktura for indkøbsordre.
Dette fremhæver vigtigheden af indkøbsordrenummeret. Hver gang de to parter kommunikerer, bruges dette nummer generelt til at fjerne forvirring. Dette inkluderer, når der stilles forespørgsler om ordrestatus, når der sendes meddelelser om restordre og når der udstedes regninger.