Vad är en inköpsorderfaktura?
En inköpsorderfaktura är ett dokument som används i affärstransaktioner. Namnet på detta dokument härrör från det faktum att ett inköpsorder ingår. Detta nummer kommer sedan att användas under hela transaktionen. Det är möjligt att ha flera inköpsorderfakturor mellan en köpare och säljare vid en viss tidpunkt. Ett sådant dokument kan användas för varor eller för tjänster.
För att ett kontrakt ska vara lagligt måste det finnas ett erbjudande och ett godkännande. Utbyte av pengar och varor mellan köpare och leverantör är ett kontrakt. I en sådan situation kan inköpsorderfakturan ses som ett erbjudande eftersom köparen uttrycker en villighet att köpa ett specificerat antal varor till ett visst pris. Leverantören accepterar genom att fullfölja beställningen, utfärda en faktura och ta emot betalning.
En inköpsorderfaktura innehåller generellt många information. Köparen bör tydligt identifieras, inklusive hans kontaktinformation. Utöver detta finns det vanligtvis ett utrymme för leveransadressen eftersom företag kan ha mer än en arbetsplats. Beställningsnumret är en mycket viktig information som normalt finns på eller nära dokumentets övre del.
Den som gör beställningen ska listas på fakturan. Särskilda villkor som gäller för transaktionen ingår generellt. Beställningen bör beskrivas noggrant med namn på artiklar eller tjänster, kvantitet, sku-nummer och priser. Köparen kan också beräkna skatt, frakt och hantering och andra kostnader.
En inköpsorderfaktura kan skydda både köparen och säljaren. På köparens vägnar finns det bevis som han bad om ett visst antal specifika produkter och förväntade sig att betala ett visst pris. Om säljaren tillhandahåller andra produkter eller tjänster eller försöker höja priset kommer köparen att ha ett dokument som registrerar hans ursprungliga erbjudande. Säljaren är skyddad eftersom utan ett sådant dokument köparen kunde begära varor och sedan vägra att acceptera eller betala för dem.
Det kan finnas många inköpsorderfakturor eftersom en köpare kan placera nya beställningar innan tidigare order fylls. Till exempel, säger Charlie's Maintenance får ett kontrakt för att byta ut ett tak. Charlie kan använda en inköpsorderfaktura för att begära leveranser till jobbet. Senare samma dag kunde Charlies underhåll få ett nytt kontrakt för att reparera en brygga. De tillbehör som behövs för det här jobbet kommer troligen att placeras på en annan faktura för inköpsorder.
Detta belyser vikten av beställningsnumret. Närhelst de båda parterna kommunicerar kommer detta nummer i allmänhet att användas för att eliminera förvirring. Detta inkluderar när frågor ställs om beställningsstatus, när meddelanden om restorder skickas och när räkningar utfärdas.