Wat is een offerteaanvraag?

Soms eenvoudigweg aangeduid als een RFT, is een aanbesteding een document dat dient als een uitnodiging voor leveranciers en verschillende soorten leveranciers om goederen en diensten te leveren aan de uitgever van het document. Voor het grootste deel wordt dit type uitnodiging gebruikt door overheidsinstanties, variërend van het lokale tot het nationale niveau. Een offerteaanvraag heeft een soortgelijke functie als de offerteaanvraag of RFP in de particuliere sector.

Een van de onderscheidende kenmerken van een aanbesteding is dat de uitnodiging niet wordt uitgereikt aan een selecte groep potentiële leveranciers. Dit wijkt af van een aanvraag tot indiening van een voorstel, waarbij het document ietwat breed of zeer gedetailleerd kan zijn en alleen gericht is aan leveranciers waarvan het bedrijf denkt dat het aan zijn behoeften kan voldoen. Overheden richten zich in plaats daarvan op het verstrekken van zeer specifieke informatie over de soorten goederen die ze willen, en nodigen een breed scala van potentiële leveranciers uit om te leveren. Elk bedrijf of individu dat voldoet aan de criteria die in de tekst van het document zijn vastgelegd, is vrij om de status van geautoriseerde leverancier toe te passen en mogelijk te verkrijgen.

In sommige landen vereist het reageren op een aanbesteding dat de potentiële leverancier een zogenaamd informatieverzoek of RFI indient. Dit document biedt in wezen achtergrondinformatie over de potentiële leverancier, inclusief details over het aantal jaren in bedrijf, informatie over de financiële stabiliteit van het bedrijf en alle andere factoren die relevant kunnen zijn om in aanmerking te komen als geautoriseerde leverancier voor de overheid. Een kopie van het document kan samen met de indiening van de RFT worden ingediend, of de verkoper moet mogelijk bevestigen dat een RFI eerder is ingediend, met verwijzing naar de datum en de overheidsinstantie die het verzoek om informatie heeft ontvangen.

Er is geen standaardsjabloon voor het opstellen van een aanbesteding. Het definitieve document geeft de huidige voorschriften en normen weer die de overheid moet naleven. Dit betekent dat het definitieve ontwerp waarschijnlijk zeer gedetailleerd is en potentiële leveranciers voldoende informatie verschaft om te bepalen of zij al dan niet op het verzoek moeten reageren. Dit soort eisen voorkomt dat verkopers die niet aan de overheidsnormen voldoen tijd besteden aan het opstellen van een antwoord dat zeer waarschijnlijk in overweging wordt genomen, terwijl ook het aantal reacties wordt geminimaliseerd dat moet worden beoordeeld door de entiteit die het oorspronkelijke verzoek tot inschrijving heeft gedaan.