Vad är en begäran om anbud?

Ibland kallas helt enkelt en RFT, en begäran om anbud är ett dokument som fungerar som en inbjudan för leverantörer och olika typer av leverantörer att tillhandahålla varor och tjänster till emittenten av dokumentet. För det mesta används denna typ av inbjudan av statliga enheter som sträcker sig från den lokala till nationella nivå. En begäran om anbud ger en liknande funktion som begäran om förslag eller RFP i den privata sektorn.

En av de utmärkande egenskaperna hos en begäran om anbud är att inbjudan inte utfärdas till en utvald grupp av potentiella leverantörer. Detta skiljer sig från en begäran om förslag, där dokumentet kan vara antingen något brett eller mycket detaljerat och är endast riktat till leverantörer som företaget anser kan tillgodose sina behov. Regeringar fokuserar istället på att tillhandahålla mycket specifik information om de typer av varor de vill ha och bjuder in ett brett utbud av potentiella leverantörer att leverera. Alla företag eller individ som uppfyller kriteriernaTabell i dokumentet är gratis att ansöka och eventuellt beviljas status som en auktoriserad leverantör.

I vissa länder kräver det att svara på en begäran om anbud att den potentiella leverantören skickar in vad som kallas en begäran om information eller RFI. Detta dokument ger i huvudsak bakgrund av den potentiella leverantören, inklusive detaljer om antalet år inom företag, information om verksamhetens finansiella stabilitet och andra faktorer som kan vara relevanta för kvalificering som en auktoriserad leverantör för regeringen. En kopia av dokumentet kan lämnas in tillsammans med inlämnandet av RFT, eller så kan leverantören krävas för att bekräfta att en RFI tidigare lämnades in, med hänvisning till datum och myndighetsenhet som fick begäran om information.

Det finns ingen standardmall för att förbereda en begäran om anbud. Det sista dokumentet kommeråterspeglar de nuvarande bestämmelserna och standarderna som regeringen är skyldig att observera. Detta innebär att det slutliga utkastet sannolikt kommer att vara mycket detaljerat och ge eventuella leverantörer tillräcklig information för att avgöra om de borde eller inte ska svara på begäran. Krav av denna typ förhindrar leverantörer som inte uppfyller statliga standarder från att spendera tid på att skapa ett svar som mycket troligt kommer att övervägas, samtidigt som antalet svar som måste granskas av enheten som utfärdade den ursprungliga begäran om anbud.