Vad är en begäran om anbud?

Ibland kallas bara RFT, en anbudsinfordran är ett dokument som fungerar som en inbjudan för leverantörer och olika typer av leverantörer att tillhandahålla varor och tjänster till utgivaren av dokumentet. För det mesta används denna typ av inbjudan av statliga enheter som sträcker sig från lokal till nationell nivå. En anbudsinfordran ger en liknande funktion som begäran om förslag eller RFP i den privata sektorn.

En av de utmärkande kännetecknen för en anbudsinfordran är att inbjudan inte ges till en utvald grupp potentiella leverantörer. Detta skiljer sig från en begäran om förslag, där dokumentet antingen kan vara något brett eller mycket detaljerat och endast riktas till leverantörer som företaget anser kan uppfylla sina behov. Regeringarna fokuserar istället på att tillhandahålla mycket specifik information om de typer av varor de vill ha, och inbjuder ett brett spektrum av potentiella leverantörer att leverera. Alla företag eller individer som uppfyller kriterierna i dokumentets text är fritt att tillämpa och eventuellt beviljas status som en auktoriserad leverantör.

I vissa länder kräver att den potentiella leverantören lämnar in det som kallas en begäran om information eller RFI för att svara på en anbudsinfordran. Detta dokument ger i huvudsak bakgrund till den potentiella leverantören, inklusive information om antalet år i verksamheten, information om verksamhetens finansiella stabilitet och andra faktorer som kan vara relevanta för att kvalificera sig som en auktoriserad leverantör för regeringen. En kopia av dokumentet kan lämnas in tillsammans med RFT: s inlämnande, eller säljaren kan krävas för att bekräfta att en RFI tidigare har lämnats in, med referens till datum och myndighet som mottog begäran om information.

Det finns ingen standardmall för att förbereda en anbudsinfordran. Det slutliga dokumentet kommer att återspegla gällande regler och standarder som regeringen är skyldig att följa. Detta innebär att det slutliga utkastet troligen kommer att vara mycket detaljerat och ge potentiella leverantörer tillräcklig information för att avgöra om de borde eller inte ska svara på begäran. Krav av denna typ förhindrar leverantörer som inte uppfyller statliga normer från att spendera tid på att skapa ett svar som är mycket troligt att övervägas, samtidigt som man minimerar antalet svar som måste granskas av den enhet som utfärdade den ursprungliga anbudsinfordran.