Hva er en anmodning om anbud?

Noen ganger bare referert til som en RFT, er en anmodning om anbud et dokument som fungerer som en invitasjon for leverandører og forskjellige typer leverandører til å levere varer og tjenester til utsteder av dokumentet. For det meste brukes denne typen invitasjoner av myndigheter som spenner fra lokalt til nasjonalt nivå. En anmodning om anbud gir en lignende funksjon som forespørselen om forslag eller RFP i privat sektor.

Et av kjennetegnene ved en anmodning om anbud er at innbydelsen ikke blir gitt til en valgt gruppe potensielle leverandører. Dette er forskjellig fra en forespørsel om forslag, der dokumentet kan være noe bredt eller svært detaljert, og bare er rettet mot leverandører som selskapet mener kan dekke sine behov. Regjeringer fokuserer i stedet på å gi veldig spesifikk informasjon om hvilke typer varer de ønsker, og inviterer et bredt spekter av potensielle leverandører til å levere. Enhver virksomhet eller enkeltperson som oppfyller kriteriene som er fastsatt i teksten i dokumentet, kan fritt søke og muligens få status som autorisert leverandør.

I noen land krever svar på en anmodning om anbud at den potensielle leverandøren sender inn det som kalles en forespørsel om informasjon, eller RFI. Dette dokumentet gir i utgangspunktet bakgrunn om den potensielle leverandøren, inkludert detaljer om antall år i virksomheten, informasjon om virksomhetens økonomiske stabilitet og andre faktorer som kan være relevante for å kvalifisere som en autorisert leverandør for myndighetene. En kopi av dokumentet kan leveres sammen med innsending av RFT, eller leverandøren kan bli pålagt å bekrefte at en RFI tidligere ble sendt inn, med referanse til datoen og den statlige enheten som mottok forespørselen om informasjon.

Det er ingen standardmal for å utarbeide en anmodning om anbud. Det endelige dokumentet vil gjenspeile gjeldende regelverk og standarder som regjeringen er pålagt å overholde. Dette betyr at det endelige utkastet sannsynligvis vil være svært detaljert, og gi potensielle leverandører tilstrekkelig informasjon for å avgjøre om de skal eller ikke skal svare på forespørselen. Krav av denne typen forhindrer leverandører som ikke oppfyller myndighetens standarder, fra å bruke tid på å lage et svar som med stor sannsynlighet vil bli vurdert, mens de også reduserer antall svar som må gjennomgås av enheten som sendte ut den opprinnelige anbudsanmodningen.